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        公文寫作

        發(fā)布時間:2011-09-02 閱讀 : 9323

        公文寫作

         

        第一節(jié)     公文寫作概述

        一、公文寫作是代機關(guān)立言

        公文寫作,指公文的起草與修改,是撰寫者代機關(guān)立言,體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。

        公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。

        起草初稿:是指構(gòu)思基本完成后動筆行文,寫出公文初稿有的具體過程。

        討論修改:是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。
        公文的起草的組織可分為:1)由一人準(zhǔn)備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。 2)由多人共同討論、構(gòu)思和準(zhǔn)備材料,最后由一人執(zhí)筆(最普遍的基本組織形式) 3)由起草小組共同醞釀,多人分工執(zhí)筆,一人統(tǒng)稿貫穿全文

        二、★公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在兩方面:

        1)在思想內(nèi)容方面,應(yīng)該政策性強、針對性強、科學(xué)性強

        (1) 政策性強:就是要求政治上正確,思想觀點正確,準(zhǔn)確地宣布、傳達(dá)、體現(xiàn)黨和國家的方針、政策的精神。

        (2)針對性強:就是要求有的放矢,切中要害。

        (3)科學(xué)性:就是反映工作的實際情況和客觀規(guī)律,敢于實事求是,能夠及時地、正確的提出問題、分析問題和解決問題,經(jīng)得起時間的考驗,經(jīng)得起實踐的檢驗。

        2)在文字表達(dá)方面,應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。

        結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn):是指章法問題、布局謀篇的問題。要示:主次分明、條理清楚;重點突出、銜接自然;聯(lián)系緊密、完整劃一。

        語言精當(dāng):是指運用語言要精確、簡明、貼切、恰當(dāng)。既要符合語法,修辭和邏輯的要求,又要恰如其分地表達(dá)內(nèi)容。

        行文規(guī)范:是指公文的種類、格式等都由國家統(tǒng)一規(guī)定,書寫要清楚,標(biāo)點要正確,文面要整潔。

        2、公文效用:是指公文對機關(guān)公務(wù)活動所起的作用。

        公文效用所起的作用:領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、法規(guī)和準(zhǔn)繩作用、溝通和聯(lián)系作用、依據(jù)和憑證作用。

        三、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要親自動手撰寫重要公文

        領(lǐng)導(dǎo)干部親自動手起草起草重要公文是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性問題。

        第二節(jié)     公文寫作的特點和要求

        一、★公文寫作特點:

        1)被動寫作遵命性強     2)對象明確針對性強    3)集思廣益群體性強  

        4)決策之作政策性強     5)急迫之作時限性強    6)講究格式規(guī)范性強

        二、★公文寫作基本要求(寫好公文中正文應(yīng)注意的問題)

        1)要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性                   2)要實事求是,在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律

        3)在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動,符合語法與邏輯     4)公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。

        5)要注意選用書寫的載體與字跡材料

        體式:公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。 程序:交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出

        盡量使用毛筆和鋼筆,不要使用圓珠筆和鉛筆;使用墨汁、藍(lán)黑墨水和碳素墨水,不使用純藍(lán)、紅色墨水。

        第三節(jié)  公文寫作步驟與方法

        一、公文寫作的步驟:

        1)明確發(fā)文主旨

        ①公文的中心內(nèi)容是什么子②根據(jù)公文內(nèi)容,準(zhǔn)備采用什么文種③要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象④明確發(fā)文的具體要求

        2)收集有關(guān)材料

        ①收集、閱讀和研究有關(guān)的文件材料②深入下去,收集有關(guān)的實際材料â 收集有關(guān)材料要求:真實、典型、適用、時效

        3)擬出寫作提綱先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思

        4)認(rèn)真起草正文(導(dǎo)語、主體、結(jié)束語)  

        5)反復(fù)檢查修改

        二、正文起草步驟

        1)把握公文主題,選好用好材料;                

        2)觀點正確情況確實

        3)內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過會商取得一致意見;  

        4)文字表述要簡練,交代問題要清楚

        三、公文的修改有以下幾方面:

        1)關(guān)于主題的修改:看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。

        2)關(guān)于觀點的修改 :觀點是否正確,表達(dá)有無問題。

        3)關(guān)于材料的修改 :材料是公文的基礎(chǔ),有了正確的觀點,還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。

        4)關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改:包括:1、公文總體結(jié)構(gòu)的修正  2、起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整  3、層次位置的改變  4、詳略的更動

        公文結(jié)構(gòu)是為表現(xiàn)公文主旨,表達(dá)公文內(nèi)容服務(wù)的對公文結(jié)構(gòu)進行修改調(diào)整,其目的在于使公文更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。

        5)關(guān)于語言的修改:準(zhǔn)確、鮮明、精練、生動

        三、★公文寫作人員修養(yǎng)重要性與體現(xiàn)和途徑:

        1)公文寫作是各級機關(guān)工作的重要組成部分,是一項政治性和政策性很強的工作;

        2)公文是國家黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)與管理的重要工具與手段。

        體現(xiàn):1)政治素質(zhì)好:明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。 嚴(yán)守紀(jì)律,嚴(yán)守保密制度;2)有一定政策理論水平公文寫作是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達(dá)政策的過程。政治水平的高低直接決定公文寫作的成敗;3)熟悉業(yè)務(wù)和機關(guān)工作情況;4)有較寬的知識面; 5)有較好的文字功底 。

        途徑:1)與時俱進勇于創(chuàng)新  不斷學(xué)習(xí)、不斷實踐、不斷提高、不斷創(chuàng)新;2)博覽群書增長知識勤于、勇于、善于向書本學(xué)習(xí);

        3)深入實踐勤學(xué)苦練勤學(xué)苦練、鍥而不舍、持之以恒 。

         

        公文的體式與稿

        公文的體式

        一、公文體式概述

        公文的體式是指:公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。

        公文體式作用:為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便。

        二、公文的文體

        公文的文體:是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點,即公文的表達(dá)方式和語體特征。

        公文的文體具有應(yīng)用文體的一般特點:實用性、嚴(yán)肅性、程式性。

        1、公文的表達(dá)方式:是指在寫作中運用語言的方法和手段,它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志。主要有:敘述、議論、說明

        1)敘述,是將人物的經(jīng)歷和事件的發(fā)展變化過程所作的敘說和交代,除計劃性、法規(guī)性文件一般不采用敘事、指令性文件較少采用敘事外其他通知、通報、請示、報告、總結(jié)、會議紀(jì)要都必須以敘事為基礎(chǔ)。如通知、通報、請示、報告、總結(jié)、會議紀(jì)要以敘事為基礎(chǔ)?!铮ü臄⑹屡c一般記敘文的不同:1、公文的敘事是通過對基本情況或個別事實的敘術(shù)來說明一定的問題,達(dá)到反映情況、交流思想、闡明觀點的目的。2、主要是順敘  3、在敘述的同時,可恰當(dāng)?shù)剡\用倒敘、插敘、分?jǐn)⒌确椒ǎ?

        2)說明,是用簡明扼要的文字,把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀真實地解說清楚。說明是公文寫作中最常見、最主要的表達(dá)方式。 (說明的主要方法有:1、定義說明,指用下定義的方法來說明事物的性質(zhì)和特征。  2、注釋說明,指對事物的性狀、特征、成因等作簡要的注釋。  3、比較說明,指運用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。  4、數(shù)字說明,指用確切的數(shù)字來說明事物。 5、舉例說明,指根據(jù)事物在形狀、成因、功用、關(guān)系等屬性的差別,劃分成若干類別,分別加以說有的方法。 6、圖表說明  7、引用說明   8、分析說明)

        3)議論,是義事說明把道理說清楚。(議論的要素:1、論點,又叫論題或觀點,是議論的核心。2、論據(jù),是證明論點真實性的根據(jù)。3、論證,是運用論據(jù)來證明論點的方法和過程。論點、論據(jù)、論證三者間的關(guān)系:論點是統(tǒng)帥,回答“要證明什么”的問題—是議論的核心;論據(jù)是基礎(chǔ),回答“用什么證明”的問題。分三類:一類是事實論據(jù);二是理論論據(jù);三類是政策法規(guī);而論證是溝通二者間內(nèi)在聯(lián)系的橋梁;回答“如何證明”的問題。)

        三、公文的語言特點1)準(zhǔn)確(是公文語言的主要特征和基本要求) 2)簡明 :用最少的文字表達(dá)盡可能多的內(nèi)容。 3)莊重:指公文用語必須講究莊嚴(yán)、鄭重。  4)得體:指公文語言的運用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應(yīng),在準(zhǔn)確表達(dá)的基礎(chǔ)上,進一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。得體的基本要求:是發(fā)適應(yīng)行文的語體風(fēng)格;是要分清上下級關(guān)系,掌握好分寸; 是要多運用公文的專用語。

        四、公文中的常見詞語:

        1)特定用語——它言簡意賅、簡潔明快、典雅莊重,其特定含義是人所公認(rèn)的。包括:

        1、端用語—用于表示行文目的、休養(yǎng)所與原因的。

        如為、為了、關(guān)于、由于、遵照、依照、依據(jù)、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。

        2、引敘用語—在引敘來文(電)時使用,如現(xiàn)接、近接、膠接、欣悉、近悉、敬悉、據(jù)報、據(jù)查、據(jù)了解等。

        3、經(jīng)辦用語—表示工作辦理的時間及過程,如業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、復(fù)經(jīng)、一經(jīng)、迭經(jīng)、前經(jīng)、茲經(jīng)、經(jīng)過、通過等。

        4、稱謂用語—用以表示不同人稱的,如我局、你局、貴局、該局(公司、廠、處)等。

        5、期請用語—用來表示請求與期望,如擬請、函請、務(wù)請、懇請、希、希望、望、希即等。

        6、表態(tài)用語—用來對來文表明態(tài)度,如同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不要、不妥、請核查等。

        7、綜合用語—對所敘述的情況進行綜合時使用,如,如上所述、綜上所述、上述、總之等。 8、過渡用語,如為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等。

        8、過渡用語—在公文的段落之間使用、承上啟下,起過渡作用。(為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等)

        9、謙敬用語,如恭請、敬請、謹(jǐn)請、惠于、惠贈、惠示、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝、不勝榮勝、不勝感激等。
        10、結(jié)尾用語,如此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復(fù)、特此函告、特此函達(dá)、特此通知、特此通告、請遵照辦     理、請認(rèn)真貫徹執(zhí)行、以上意見如無不妥,請批轉(zhuǎn)各地區(qū)執(zhí)行等。)  

        2)慣用語,指一定民族語言中長期形成的習(xí)慣用語,如“抓辮子”、“吃大鍋飯”。

        3)縮略語,是較長詞語縮短省略而成,如“一國兩制”、“三個代表”  

        4)成語,一種相沿習(xí)用具有書面語言色彩的定型詞組或短語。

        5)引用語,指在寫作中引用前人的現(xiàn)成語句來論證或說明文章中所要論述的問題。

        ①引用名人名言;②引用古書上現(xiàn)成語句;③引用黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)重要文件中的語句。

         

        公文的構(gòu)成要素與書面格式

        一、公文的構(gòu)成要素(公文的組成部分):發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、公文公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、印章、成文時間、主題詞等—是由黨和國家在關(guān)部門頒布的規(guī)范性文件所規(guī)定的。

        二、公文的書面格式


        公文的書面格式:指公文的各要素在公文文面上所處的位置和書寫樣式。--是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標(biāo)志。

        公文的眉首部分包括:

        1)公文份數(shù)序號:將同一文稿印制若干份時每份的順序編號(不是所有都需要)--規(guī)定帶有密級公文要編制份數(shù)序號位置:位于版心左上角成本頂格第一行;一般由六位阿拉伯?dāng)?shù)字(不得少于2位)組成。其位置在版心左上角頂格第1行,數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時,前面用“0”(零)補齊

        2)密等級和保密期限:是指公文秘密程度的一種標(biāo)志。分為絕密、機密、秘密三級;涉及黨和國家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級。

        標(biāo)注方法:在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。

        位置:位于文件首面公文版頭右上角第一行3號黑體,凡傳遞秘密公文應(yīng)在文件封皮上加蓋戳記注明。

        保密時限:一般分一年以內(nèi),一年用一的以上,長期和期限不作標(biāo)注,凡不作標(biāo)注的可按二十年認(rèn)定。

        絕密:是最重要的國家機密,泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。

        機密:是重要的國家機密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。

        秘密:是一般的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受損失。

        3)急程度 :是對公文送達(dá)和辦理的時間限度。 (包括:特急和急件,電報分為:特提、特急、加急、平急,位置在文件首頁文頭右上角,需要與密極同時使用,緊急程度置于密級之下,上下對齊。時限送達(dá)的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時送到”或“限某日某時送達(dá)”。)

        4)發(fā)文機關(guān)標(biāo)識(文頭),是發(fā)文機關(guān)用來制發(fā)正式文件時使用的的固定版式的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。

        位置:發(fā)文機關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞,約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長宋體?!褂眠@種套文頭的文件,通常稱之為“紅頭文件”。、黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。

        5)發(fā)文字號:指由發(fā)文機關(guān)編排的文件代號。(由發(fā)文機關(guān)代字、年份(加六角括號[ ])和序號組成)

        發(fā)文字號作用:1)統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量,便于公文的管理  2)在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。

        編排發(fā)文字號要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。位置:有版頭的文件,應(yīng)標(biāo)注在文件版頭之下,間隔橫線之上,居中排列;用信箋頭的文件,則置于信箋頭橫線之下,公文標(biāo)題之上,右側(cè)排列;“命令(令)”則在公文標(biāo)題下面當(dāng)中,寫“第X號”。

        6)簽發(fā)人:在上報的公文中才出現(xiàn)的,目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報的公文內(nèi)容負(fù)責(zé)。一般供上行文使   用。位置應(yīng)平行排列于公文字號右側(cè),與發(fā)文字號同處在一行

        公文主體部分包括:

        1)公文標(biāo)題,:由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題(事由)和文種組成,是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。位置應(yīng)于紅色橫線下分1行或多行居中排列(省略情況:1、省略公文機關(guān)名稱 2、省略事由的 3、機關(guān)名稱和事由同時省略的)

        2)主送機關(guān),:指主要受理公文的機關(guān)。也就是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)。(一般有三種情況:1、上級機關(guān)對下級發(fā)出的公文,下級機關(guān)單位負(fù)有貫徹執(zhí)行的責(zé)任,除批復(fù)外,有兩個以上主送機關(guān)。 2、下級機關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)報發(fā)出的請示報告等上行文,一般只有一個主送機關(guān)。 3、直接向社會公眾發(fā)布的公文,主送機關(guān)就沒有必要再寫了)位置應(yīng)在正文之上公文標(biāo)題左下方,無論一行或多行,應(yīng)靠左頂格書寫。

        3)正文:是公文的主體部份,用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容,體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖,是公文的核心。可分為:

        ①導(dǎo)語(導(dǎo)語寫作有:1、依據(jù)式,簡要說明發(fā)文的根據(jù),常用語有根據(jù)、按照、遵照等。2、目的式,開宗說明發(fā)文的目的,常用語有為、為了等。3、原因式,簡要說明發(fā)文的原因,常用簡潔語言,以敘述、說明或夾敘夾議的方式開頭)

        ②正文主體,是公文最主要部分,也是寫好公文的關(guān)鍵和難點所在。

        正文主體一般要求:1)內(nèi)容要符合黨路線方針政策和有關(guān)規(guī)定,符合國家的法律法規(guī),提出新的政策規(guī)定要注意保持連續(xù)性,提法要同已公布的文件相銜接;2)所反映的情況問題數(shù)據(jù)等必須真實可靠,提出的措施和辦法要切合工作實際,切 實可行;3)內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)會商,取得一致意見;4)文字表達(dá)概念準(zhǔn)確,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,篇幅簡短,實是求是,合乎語法規(guī)范,正確使用標(biāo)點符號;5)公文中的數(shù)字年份均不能回行。

        ③結(jié)束語,正文的結(jié)尾

        4)附件,附件說明位于正文的左下方,公文生效標(biāo)識之上,注明所附文件材料名稱及件數(shù),--應(yīng)在正文下一行加以標(biāo)識

        形式有:圖表、目錄、名單、簡介及其他有關(guān)文件材料。 位置應(yīng)于正文左下方,公文生效標(biāo)識上。注明附件材料名稱及件

        5)成文時間,指公文形成的時間是一項重要內(nèi)容,它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。(年、月、日要寫全-用漢字)

        位置應(yīng)標(biāo)注在發(fā)文機關(guān)署名下方。不論其文字多少,都要注意二者的距離相稱。
        注意事項:
        (1) 一般情況下,以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。(2) 經(jīng)會議討論通過的公文,以會議通過的日期為準(zhǔn),并加括號寫在公文標(biāo)題的  正下方。 (3) 法規(guī)、規(guī)章類文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。 (4) 兩個以上機關(guān)的聯(lián)合行文,以最后一個簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日  期為準(zhǔn)。 (5) 一般的日常事務(wù)性公文,如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準(zhǔn)。

        6)公文生效標(biāo)識,指在正文或附件之后加蓋發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名,是證明公文效力的表現(xiàn)形式。

        (1) 單一發(fā)文機關(guān)(落款不署發(fā)文機關(guān)名稱,只標(biāo)成文時間,在成文時間上加蓋機關(guān)印章即為公文生效標(biāo)識)
        (2) 聯(lián)合行文印章
        (3) 關(guān)于在公文中不再標(biāo)識“此頁無正文”的說明—用調(diào)整行距和字距的方法處理

        7)附注,是對公文的發(fā)放范圍,使用時需注意的事項加以說明。應(yīng)用圓括號括入,左空2字標(biāo)識在成文時間下一行。

        公文的版記部分:

        1)主題詞,指能夠準(zhǔn)備表達(dá)公文主題內(nèi)容便于公文檢索查詢的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。位置:位于注釋或特殊要求說明左下方,文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。

        主題詞作用:1)可以準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容;2)提高文件檢索查詢速度,有利于提高整個機關(guān)的辦事效率

        主要表現(xiàn)在:一快,二準(zhǔn),三全);3)有利于文書檔案管理的規(guī)范化系統(tǒng)化科學(xué)化
        1997年12月,國務(wù)院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務(wù)院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成,公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞,附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區(qū)域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。


        注意事項: (1) 必須在公文主題詞表中選用主題詞。 (2)公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞。 (3)主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞,再標(biāo)類屬詞。(4)一公文件有兩個以上的主題內(nèi)容,先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引,再對第二主題內(nèi)容進行標(biāo)引。(5)在公文上標(biāo)注主題詞,要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。⑹“主題詞三字居左頂格用3號黑體字標(biāo)注在抄送機關(guān)上1行,”主題詞“后標(biāo)冒號;冒號后標(biāo)主題詞的詞目,詞目之間應(yīng)有一個安的間距,一般不超過五個主題詞為宜。

        2)抄送機關(guān),指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。(抄送機關(guān)要掌握的原則:①抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān),需對知道或協(xié)助辦理的機關(guān),既不濫報濫送,也不漏報漏送。②向上級機關(guān)的請示、報告,不可同時抄送下級機關(guān)。③向下級機關(guān)的重要行文,可抄送直接上級級關(guān),翻印或轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件,不要再上報上級機關(guān)。④一般情況下,下級機關(guān)不得越級行文請示、報告,也不得越級抄送文件,因特殊情況必須越級,應(yīng)抄送被過的上級機關(guān)。⑤受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的請示、報告,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定主送和抄送機關(guān),上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的行文,應(yīng)視文件內(nèi)容抄送受文單位的另一個上級機關(guān)。)


        位置:位于主題詞下一行,左空1字用3號仿宋標(biāo)識“抄送”,“抄送”后標(biāo)冒號,抄送機關(guān)用頓號隔開,回行時與上1行的抄送機關(guān)對齊,最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。

        3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)說明,是對文件制發(fā)情況的說明記載,包括文件制發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等,位置應(yīng)于抄送機關(guān)之下,印發(fā)機關(guān)左空1字,印發(fā)時間右空1字,然后在下方劃一條與版心等長的橫線作底線,底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。位置:位于抄送區(qū)域橫線之下,左側(cè)行首空一個字標(biāo)注制發(fā)單位名稱,右側(cè)注明印制時間,行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線,底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。印制單位:一般是各級機關(guān)的辦公廳(室),使用全稱或規(guī)范化簡稱。  印發(fā)時間:是秘書部門起印文件的時間,要完整寫出年月日。印制份數(shù):是該份文件所印的數(shù)量。


        注:翻印文件的說明同印刷說明大體相同,但翻印秘密文件時須經(jīng)制發(fā)機關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán),翻印后要向原發(fā)文機關(guān)備案,上級機關(guān)翻印下屬機關(guān)文件可不受此限。版記部分三個項目的含義、標(biāo)注位置及標(biāo)注方法,每個項目之間都要用與版心等長的間隔橫線隔開。版記部分—雙稱“文尾“置于公文最后一頁,版記頁面的最后一個要素置于最后一行。
        三、公文的特定格式:1)信函格式  2)命令格式  3)會議紀(jì)要格式


        公文的排版形式與裝訂要求

        一、公文的排版形式
        公文的排版形式:是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標(biāo)印格式,是指公文的外觀形式。
        包括:公文版頭設(shè)計,版面安排,字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。
        1988年9月國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定:
        公文排版的有關(guān)問題:

        1)公文用紙尺寸與規(guī)格: 國際A4:長297mm、寬210mm

        2)公文的書寫形式:一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排。(少數(shù)民族文字除外),正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識方法:第一級用:一、二、三…第二級用:(一)、(二)、(三)……第三級用:1 、 2、3、……第四級用:(1)、(2)、(3)

        3)字體字號的選用:一般按發(fā)文機關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。

        發(fā)文機關(guān)標(biāo)識使用小標(biāo)宋,紅色標(biāo)識;大標(biāo)題2號宋體,小標(biāo)題3號宋體;秘密等級,緩急時限、主題詞和各標(biāo)記字符或其他重點推薦使用3號黑體;一般的公文發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文時間、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)說明使用3號仿宋;簽發(fā)人姓名用3號楷體。

        4)排版規(guī)格:正文用3號仿宋,每面22行,每行28個字。

        5)制版要求,版面干凈,字跡清楚,尺寸標(biāo)準(zhǔn),版心不斜,誤差不差過一毫米。

        6)印刷要求,雙面印刷、頁碼套正,兩面誤差不超過2毫米。

        二、公文的裝訂要求 :公文一律左側(cè)裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落,后背平整。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。


        公文的稿本

        一、公文的稿本
        1、公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿。 草稿是指內(nèi)容和和文字表述都還未成熟    的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點:尚未定型、非   正式、無效力。公文文稿按修改次數(shù)   可分為:初稿、二稿、三稿等;公文文稿按照作用和形成行點可分為:討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。
        2、定稿又稱“原稿、底稿、正稿”是指草稿經(jīng)過修改、審閱、,并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿,   是機關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。
        定稿與草稿的顯著區(qū)別是:定稿是“孤本”,定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標(biāo)記,經(jīng)會議批準(zhǔn)通過的定稿有會議批準(zhǔn)通過的情況的記載。

        二、公文的文本        
        同一份文件,根據(jù)它們的不同用途,可分正本、副本、存本、修訂本;一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式;同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
        公文文本按不同用途可分為:1)正本:根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件,稱為“正本”。(特點:蓋有發(fā)文機關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署,以證實文件的效力)2)副本:凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽抄的其他稿本稱為副本,副本又稱抄本。(作用:代替正本供傳閱、參考和備查使用)3)存本:公文的存本,是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。(特點:根據(jù)正本印制甚至同時印制出來,除印章或簽署外,具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。存本與副本的區(qū)別:存本是不外發(fā)的,一般不加蓋印章或簽署,只是作為正本的樣本留在本機關(guān)以備查考之用,副本有正本一樣的效用。)4)修訂本:是對已經(jīng)發(fā)布生效的文件,在實行一段時期以后,文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進行修改補充的的文本,從修訂本發(fā)布之日起,原文本即行失效。5)試行本、暫時本:文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面。大多用于一些法律、法規(guī)類文件,在制發(fā)機關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不十分成熟,還必須經(jīng)過一定時期實踐檢驗,再行修訂時所使用的。6)各種文字文本:包括二層意思:一是少數(shù)民族地區(qū),發(fā)文往往是同一份文件使用漢字文本和少數(shù)民族文字文本;二是在外交工作中使用的文件,往往有中文文本和外文文本兩種文本具有同等效力。

         

        公文的行文規(guī)范


            公文的行文規(guī)范的意義:為了充分發(fā)揮這些公文的現(xiàn)實效用,機關(guān)文書部門必須按照黨和國家有關(guān)文書工作的文件規(guī)定或準(zhǔn)則來規(guī)范其行文,以保證機關(guān)行文和對公文辦理的有條不紊地進行,從而維護機關(guān)工作的正常秩序,提高機關(guān)的辦事效率。

        公文的行文規(guī)范:按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護機關(guān)之間的行文秩序。

        公文的行文關(guān)系

        公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括:行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。

        公文的行文關(guān)系:是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)之間的文件授受關(guān)系。

        一、確定行文關(guān)系原則:1)國家行政機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍 ;2)黨的各級機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍

        二、 機關(guān)之間行文關(guān)系的劃分

        黨政機關(guān)的行文關(guān)系從隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍可分為:

        1、同一系統(tǒng)的機關(guān),既有上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān),又有下級被領(lǐng)導(dǎo)機關(guān),上下級機關(guān)之間,構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。 —使用“上行文”“下行文”

        2、上級業(yè)務(wù)主管部門和下級業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系?!褂谩吧闲形摹薄跋滦形摹?

        3、非同一系統(tǒng)的機關(guān)之間,無論級別高低、既無領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系,又無上下級業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系,它們僅僅是一般性關(guān)系,或稱不相隸屬關(guān)系?!褂谩捌叫形摹?

        4、 同一系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的關(guān)系,屬于平行關(guān)系?!褂谩捌叫形摹?


        公文的行文方向與方式

        行文方式根據(jù)機關(guān)工作的需要分為:

        1)下行文:是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對報屬下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。

        (根據(jù)發(fā)文不同上的和要求分為:1、逐級下行文  :是指采取逐級下達(dá)或者只對直屬下級機關(guān)下達(dá)的一種行文方式。 2、多級下行文:是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)工作需要,同時下達(dá)幾級機關(guān)的一種行文方式。  3、直達(dá)基層組織和群眾的下行文:是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)直接發(fā)到最基層的黨政組織或者直接傳達(dá)到人民群眾的一種行文方式。)

        2)上行文:是指下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。(根據(jù)發(fā)文機關(guān)的實際工作需要分為:1、逐級上行文:是指下級機關(guān)直接向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一種行文方式。是上行文最基本最常用的一種方式 2、多級上行文:是指下級機關(guān)同時向自己的直屬上級機關(guān)或更高級的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一種行文方式。 3、越級上行文:是指在非常必要的時候,下級機關(guān)可以越過自己的直接上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān),各更高一級的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)直至中央的一種行文方式。)  

        3)平行文:是指同級機關(guān)、或不相隸屬的,沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)、部門、單位之間的一種行文。


        公文的行文規(guī)則

        行文規(guī)則:是指機關(guān)行文必須遵守的具體規(guī)定或準(zhǔn)則。
        公文行文規(guī)則:

        1)注意隸屬關(guān)系尊重機關(guān)職權(quán);  2)大力精減文件嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍; 3)一般情況黨政機關(guān)不得越級行文  

        4)牽涉幾個部門的問題,部門間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決,然后向下行文;    5)行文必須正確確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)  

        6)主送機關(guān)與公文文種要相互呼應(yīng);      7)關(guān)于聯(lián)合行文的問題;     8)關(guān)于請示的行文問題   9)關(guān)于各級黨政機關(guān)辦公廳室的行文問題;    10)經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行

        機關(guān)法定公文的寫作

        一、命令(令)概述

        1、命令:簡稱令,是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。

        2、適用范圍:適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布重大強制性行政措施;獎懲有關(guān)人員;撤消下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。(《辦法》)

        3、哪些領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)有權(quán)發(fā)布命令?

        (1)中華人民共和國主席;(2)國務(wù)院;(3)國務(wù)院所屬各部、各委員會;(4)縣級以上各級人民政府;(5)鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)的人民政府。

        二、★命令的特點:1)權(quán)威性(1)主體:鄉(xiāng)以上級別的國家權(quán)力機關(guān)的執(zhí)行機關(guān)。⑵ 內(nèi)容:具有不可更改性。

        2)指揮性      3)強制性

        三、最常用的命令類型:1)公布令:也可稱發(fā)布令或頒布令,適用于國家公布法律,國家行政機關(guān)發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。 2)行政令 :是國家行政機關(guān)為實行重大強制性行政措施而發(fā)布的命令。 3)嘉獎令:是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發(fā)布的命令。  還有任免令、動員令 、戒嚴(yán)令、通輯令、特赦令

        四、★命令(令)的寫作 要求:1)必須根據(jù)憲法法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令;2)要注意各類型命令的共同點不不同點; 3)語言要準(zhǔn)確、凝煉、莊重、有力。

        命令的內(nèi)容:單一、一文一事,篇幅較短。命令的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、編號、正文、簽署四部分組成。

        標(biāo)題一般可以:1、發(fā)文機關(guān)加事由+文種  2、發(fā)文機關(guān)(領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù))+文種 ;

        編號方法:一種是單獨編號(央政府和國家首腦);另一種不是單獨編號(地方政府)各類命令(令)的寫法:

        ① 公布令寫法:要說明公布什么法規(guī),什么機關(guān)什么時候通過,什么時間開始施行。必須把法規(guī)全文放在命令之后同時公布。 ② 行政令寫法:正文一般由命令原由、命令事項、執(zhí)行要求三部分組成。③嘉獎令寫法:正文一般由先進事跡、嘉獎內(nèi)容、號召三部分組成。

        行政令正文的寫法:1)由命令原由、命令事項、執(zhí)行要求組成

        2)命令原由放在正文開頭,用一兩句話說明發(fā)布此命令的必要和重要性

        3)命令事項是行政令的主要部分,應(yīng)把要做什么不能做什么交待清楚,常用分條列舉,使行文清晰。

        4)執(zhí)行要求放在正文最后,說明執(zhí)行命令過程中的特殊要求,有時還說明獎懲措施??蓡为毘啥我部勺鳛槊钍马椀淖詈笠豁椑?。

        嘉獎令正文的寫法:1)由先進事跡、嘉獎內(nèi)容、號召組成

          2)先進事跡放在正文最前面,扼要清楚地說明受嘉獎人的功績

          3)嘉獎內(nèi)容說明給予受嘉獎人怎樣的獎勵

          4)號召表達(dá)發(fā)布命令者對于有關(guān)人員的期望,向受嘉獎人學(xué)習(xí)什么。


        議  案

        一、議案概述

            1、議案:是有議案提出權(quán)的機構(gòu)或人民代表,向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會,提請審議事項的建議性公文。

        2、適用范圍:是國家權(quán)力機關(guān)的有關(guān)機構(gòu)及人員以及人民代表。

        二、議案的特點:1)行文關(guān)系及辦理程序的法定性 2)行文內(nèi)容的單一性和可行性

        ①議案內(nèi)容必須單一,一個議案提請審議一個事項。 ②提交會議審議的事項,必須是成熟的,可以實施的。

        三、議案的類型: 1)由職能機構(gòu)提出的議案(職能機構(gòu):主要指國家權(quán)力機構(gòu)的辦事或執(zhí)行機構(gòu)。如全國人大主席團、全國人大常委會、全國人大各專門委員會、國務(wù)院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院) 2)由人民代表提出的議案

        四、議案寫作注意事項:1)提出的問題重要且已具備解決的條件 2)要注意提出的權(quán)限和時限 3)要注意行文格式和辦理程序

        標(biāo)題:由提議案人、議案內(nèi)容、文種三部分組成;正文:要說明提出議案的理由及具體內(nèi)容。

        議案的簽署:提案人可以是機關(guān),也可以是機關(guān)首腦。議案的辦理運作程序和一般公文有所不同,所以議案沒有發(fā)文號。

        議案審議表格:一般包括編號、案由、提議案人、議案內(nèi)容、審議結(jié)果等部分。


        決定   決議

        一、決定

        1、決定:是黨政機關(guān)對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。適用:對于重要事項或者重大行動作出決策和安排。

        2、決定的特點:1)內(nèi)容重要  2)政策性強  3)有約束力

        3、決定的類型:1)指揮型:對重要事項和重大行動作出決策或部署,其特點是影響大,指揮和導(dǎo)向作用明顯。  2)個案型 :對某些性質(zhì)重要、影響較大的個人或事件作出決定,目的是引起注意或警惕,擴大正面影響,縮小消極影響。 3)知照型:有些事情比較重要,需要讓大家知道,用決定的形式公布只是“廣而告之”的意思,并不需要大家都去實施

        4、★決定的寫作方法:1)決定的標(biāo)題,由決定機構(gòu)、事由、文種構(gòu)成,在標(biāo)題下面用括號標(biāo)出決定日期,有的還標(biāo)明由什么會議通過 2)決定的正文,三種類型的決定寫法不同:①指揮性,由決定理由、決定事項、執(zhí)行要求組成,事項清楚、執(zhí)行要求明確,具體行文,理由要簡明扼要,事項和執(zhí)行要求,可分開或一起寫,視情況定。②個案性,由決定理由(個案事實分析)、決定事項、期望要求組成,事實分析要清楚,期望要求要具體。③知照性,正文寫作較簡單,把需要“廣而告之”的決定事項例出就行,決定根據(jù)或理由,可不說,有的需說明一下。 3)決定的文字要準(zhǔn)確、鮮明、簡潔以便領(lǐng)會執(zhí)行。

        二、決議:是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指揮性公文。

        1、★決議的特點:1)表達(dá)群體意志  2)權(quán)威性和約束力。適用:用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。

        2、★決議的類型:1)決策部署型,是重要問題經(jīng)過會議充分研究討論后作出的決議,內(nèi)容多半是分析問題的性質(zhì),提出解決問題的辦法,部署今后的行動。 2)結(jié)果公布型,是重要會議往往通過一系列決議,有些決議需要公布于眾,這些決議有的簡單,只要說明會議通過了什么,有的詳細(xì),還要說明會議對事項的看法等。

        3、★決定和決議的異同:

        共同點:1)都是下行的指揮性公文,在內(nèi)容方面接近,側(cè)重于對重要事項的決策;

        2)在文字表達(dá)方面都要求準(zhǔn)確、鮮明、簡潔。

        不同點:1)形成的程序不完全一樣 (決議必須由會議通過,而決定可以由會議作出,也可以由領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)在職權(quán)范圍內(nèi)作出。) 2)內(nèi)容的范圍不盡相同  (決議多半針對全局性問題作出決策;決定既可解決全局性問題,也用以解決具體問題。)3)發(fā)布形式略有不同(決議以會議名稱發(fā)布;決定也可以會議名稱發(fā)布,但多半以機關(guān)名稱發(fā)布。)

         

        指示     意見

        一、指示是上級機關(guān)對下級機關(guān)指工作的公文。

        指示的特點:1)針對性  2)原則性

        指示的類型:按照指示內(nèi)容涉及的范圍,可分:1)涉及全局問題,帶普遍性的指示  2)涉及局部問題,帶有特殊性的指示

        指示的寫作:1)指示標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成。(如工作特別緊急,則可用“緊急指示”)

        2)指示 正文一般由指示根據(jù)、指示事項、執(zhí)行要求三部分組成。根據(jù)包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實根據(jù)等文字要精練扼要,突出主要根據(jù)。指示事項和執(zhí)行要求要寫得具體明白,使下級能正確領(lǐng)會、執(zhí)行。總得說要以政策把握方向,內(nèi)容要明確扼要,條理要清晰

        二、意見 :是黨政機關(guān)對重要事項發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件

        1、意見的類型:意見都是對重要事項發(fā)表見解,但由于發(fā)表見解機構(gòu)的地們不同,因而意見的類型也有二種。

        1)直接指導(dǎo)性  2)批轉(zhuǎn)執(zhí)行型

        2、意見的寫作: 注意內(nèi)的政策性、原則性,對下級的要求要明確具體,表達(dá)條理要清晰。

        1)意見標(biāo)題:一般也是發(fā)文單位加事由加文種。但如經(jīng)上級機構(gòu)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā),則上級多半用“通知”的形式下達(dá),而將“意見”全文附在后面。

        2)意見正文:一般根據(jù)意見的多少,分部分或分條分點闡述,其第一部分或第一點,多半是提出意見的現(xiàn)實依據(jù)。后面部分則是對工作的具體要求及實施的細(xì)則、步驟、方法等。意見的內(nèi)容,要原則而不空洞,具體而不瑣細(xì),要讓下級知道怎么做,但又不致束縛下級的創(chuàng)造性。

         

        公告    通告    公報

        一、公告      通告

        1、公告、通告概述

        公告,是機關(guān)、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件通告,是機關(guān)、團體在一定范圍內(nèi)公布事項的告知性文件。

        2、★公告通告的特點和差異1)發(fā)布的公開性,內(nèi)容都是公開的,發(fā)布的目的是要讓大家知道或遵守。差異在發(fā)布的范圍不相同,公告涉及范圍廣通常通過新聞媒體向全世界發(fā)布,通告的范圍小,可通過新聞媒體發(fā)布,也可只在一定范圍內(nèi)張貼公布 2)事項的重要性,公告和通告是代表政府或一定的機構(gòu)發(fā)布的,其內(nèi)容涉及較多群眾,因而必須是重要的事情才可以使用公    告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的,都是比較重大的事情;通告公布的,則次于公告。

        3)操作的嚴(yán)肅性,公告由國家各級政權(quán)機構(gòu)發(fā)布,涉及地方法規(guī)的,必須由省級以上人民代表大會準(zhǔn)備,一般機關(guān)團體不得隨意發(fā)布公告。公告和通告均內(nèi)容重要而涉及面廣,因而操作時必須嚴(yán)肅,要嚴(yán)格按章辦事。

        3、公告和通告的類型,按其內(nèi)容的性質(zhì),都可以分為:

        1)涉及法定事項的公告、通告—有關(guān)人員必須遵守2)知照性公告、通告—“廣而告之”不需要遵守或執(zhí)行

        4、公告、通告的寫作:

        1)符合權(quán)限,一事一告;2)內(nèi)容明確,語氣莊重;3)注意格式:① 公告、通告標(biāo)題的四種形式:發(fā)文單位加事由加文種、發(fā)文單位加文種、事由加文種、只有文種名稱②正文:只要把公布事情扼要寫出。③署名和日期:一般放在全文最后的右下方,但如果標(biāo)題部分已顯示,則最后可以不再另署。

        二、公報:是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件

        1、公報的特點:1)具有內(nèi)容的公開性和重要性  2)發(fā)布機關(guān)的權(quán)威性

        2、公報和公告的區(qū)別:1)從發(fā)布機關(guān)來說,黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)多用公報,政府機關(guān)多用公告;2)從內(nèi)容來主,宣布單獨事件多用公告,發(fā)布會議情況、談判情況、統(tǒng)計情況等多用公報。宣布要有關(guān)人員遵守的法定事項,用公告而不用公報。

        3、★公報的類型:1)會議公報,用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定;2)統(tǒng)計公報,發(fā)布國民經(jīng)濟和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計數(shù)字;3)外交公報,涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發(fā)表的文件,主要公布會談各方面的觀點及取得的共識

        4、★公報的寫作:不同類型的公報,寫作時要注意的側(cè)重點有所不同:1)會議公報因發(fā)布目的不同而有不同的寫法 ,如目的是公布會議結(jié)果,只要簡明扼要說明最后結(jié)果就行了;如目的是傳達(dá)會議精神,就要根據(jù)會議內(nèi)容,作詳細(xì)的分析闡述。2)統(tǒng)計公報必須由國家各級統(tǒng)計部門或國家指定的機構(gòu)發(fā)布,任何機構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性統(tǒng)計數(shù)字。統(tǒng)計公報以發(fā)布各種數(shù)據(jù)為主,其內(nèi)容一定要科學(xué)、準(zhǔn)確。 3) 外交公報涉及對外關(guān)系,其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。其內(nèi)容涉及各方的觀點和承諾,行文要十分準(zhǔn)確和莊重。

         

        通知

        一、  通知:是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項或文件,讓對象知道或執(zhí)行的公文。

        1、通知是一促使用面積廣,以下行文為主也可以是平行的公文種。 通知是機關(guān)使用最頻繁的公文文種。

        2、通知的用途:1)上級機關(guān)對下級機關(guān)通知應(yīng)該知道或辦理的一般事項;2)發(fā)布某些行政法規(guī)或?qū)ο录墮C關(guān)工作指示,不適宜于命令或指示發(fā)布;3)國務(wù)院和各部各委員會及地方各級委員會的秘書工作部門轉(zhuǎn)達(dá)它的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的會議通過的文件和領(lǐng)導(dǎo)上的指示;4)平行機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)之間互相通知需要知道的事項

        二、★通知的類型:

        1)發(fā)布性通知,用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度;2)批轉(zhuǎn)性通知,用于上級機關(guān)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文(如請示、報告等)給所屬有關(guān)人員,讓他們周知或執(zhí)行;3)轉(zhuǎn)發(fā)性通知,用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文給所屬有關(guān)人員,讓他們周知或執(zhí)行;4)指示性通知,用于上級機關(guān)指示下級機關(guān)如何開展工作;5)任免性通知,用于任免和聘用干部; 6)事務(wù)性通知,用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情,常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達(dá)給有關(guān)機構(gòu)或群眾。

        三、★通知的寫作

        1)標(biāo)題,多采用發(fā)文單位+事由+文種、事由+文種兩種形式。簡單的事務(wù)性通知,標(biāo)題也可只寫“通知“二字。

        2)正文,不同類型寫法不同:①發(fā)布性通知只要寫明發(fā)布什么規(guī)章,請貫徹執(zhí)行就可。②批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知,簡單的只要寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件,請貫徹執(zhí)行就行,多數(shù)情況下發(fā)文單位要對原文件發(fā)表一下意見,最好另起一段,內(nèi)容是對原文件的評價、對貫徹執(zhí)行提出的要求和希望。③請示性通知:寫法相對比較復(fù)雜。大凡指示下級做一件工作,應(yīng)把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚。指示性通知正文框架:先用一段或幾段說明為什么要做這件工作,相當(dāng)于引言;工作內(nèi)容和工作要求一般結(jié)合起來寫,內(nèi)容多的要分條列出;最后一段或一條相當(dāng)于小結(jié),對受文單位提出總的要求和希望。④任免性通知,一般只要寫明什么權(quán)力機關(guān)任合或免去什么人擔(dān)任什么職務(wù)就行。⑤事務(wù)性通知,只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行。事務(wù)性工作較瑣細(xì),寫作時要十分仔細(xì)。

          3)其他事項:1、一般在正文前左上角寫受文機關(guān),在正文后右下角寫發(fā)文機關(guān)和發(fā)文日期。2、少數(shù)通報情況的通知,或受文面極廣的通知,可不寫受文單位名稱。3、緊急通知一般要在標(biāo)題標(biāo)明事由和“緊急通”字樣,并在正文中說明發(fā)出的原因。

         

        通報

        一、通報:是在一定范圍內(nèi)表彰先進、批評錯誤,傳達(dá)事項的告知性文件。表彰先進、批評錯誤是通報的主要功能也是特有功能。

        二、通報的特點:1)周知性 :在發(fā)文范圍內(nèi)所有人都知道。 2)指導(dǎo)性:通報對讀者的思想、行為有指導(dǎo)、導(dǎo)向作用。

        三、★通報的類型:1)表彰先進型:用于表彰個體或集體 的先進人物,公布他們的事跡,宣布給他們的獎勵,分析他們的先進思想,指出應(yīng)該向他們學(xué)習(xí)什么。  2)批評錯誤型:用于批評犯錯誤的個人或群體,公布他們的錯誤事實,宣布給他們什么處分,分析錯誤的性質(zhì),指明應(yīng)該吸取的教訓(xùn)。  3)傳達(dá)事項型:用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬,以便在開展工作、處理問題時能做到心中有數(shù)。

        四、通報的寫作(通報的格式與通知差不多)

        1、標(biāo)題:“發(fā)文機關(guān)加事由加文種”或“事由加文種”。  

        2、署名和日期: 一般放在正文之后的右下角

        3、受文者名稱:放在正文之前的左上角。            

        4、正文:不同類型有不同寫法。

        (1)表彰先進型:一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學(xué)習(xí)四個步驟。

        (2)批評錯誤型:應(yīng)把批評根據(jù)、錯誤事實、處分決定、錯誤性質(zhì)、善后辦法五個方面寫清楚。

        (3)傳達(dá)事項型:一般由兩部分組成,一部分是通報事項的情況或者精神,包括對事項的分析,如它的性質(zhì)、重要性等等;另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者要多少,視實際需要決定。

         

        報告

        一、報告,是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作情況的陳述性公文。報告主要作用是上下溝通。

        二、★報告的特點:1)重陳述  2)有主見

        三、★報告的類型:

        1、按內(nèi)容涉及的范圍可分為:

        1)綜合報告:多屬例行報告;2)專題報告:就某件事或某個問題專門定的報告,多半是不定期的,根據(jù)實際情況的需而撰寫。

        2、按行文的目的不同可分為:1)呈報性報告:行文目的單純,就是將有關(guān)情況報告上級,讓上級知道。(一般匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問的報告多屬此類) 2)呈轉(zhuǎn)性報告:行文目的不僅僅是匯報,它還要求上級機關(guān)在同意報告的情況下,將報告批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位執(zhí)行。

        四、★報告寫作要求:1)陳述事實要清楚扼要  2)表達(dá)觀點要精練清晰  3)語言要簡潔樸實

        請示,是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報請性公文

        五、報告的格式(較簡單)

        1、標(biāo)題多由“事由加文種”形式。 2、正文之前寫受文單位;正文之后署發(fā)文單位和日期。

         

        請示

        一、請示的概述   請示:是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報請性公文。

        二、★請示的特點:

        ①超前性:請示必須是在辦事之前。②說明性:請示的目的在向上級說明情況,請求幫助。③單一性:必須“一文一事”。

        三、請示的類型:1)請求批準(zhǔn)類      2)請求幫助類       3)請求批轉(zhuǎn)類

        四、 ★請示寫作要求:—請示內(nèi)容單一,目的較單純

        1、★要遵守行文規(guī)則1)請示應(yīng)當(dāng)一文一事;2)請示一般寫一個主送機關(guān),如需要同時送其他機關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但

        不得同時抄送下級機關(guān);3)一般不得越級請示,因特殊情況應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān);4)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān),由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。

        2、理由要充分、要求要合理。

        3、格式要正確,語言要得體。①標(biāo)題:一般用“事由加文種”形式。(不能只寫“請示”二字);② 正文:多半按請示理由、請示事項、結(jié)束語的順序?qū)?。(請示理由?yīng)自成段落);③  正文之前寫受文單位,正文之后署發(fā)文單位和日期。(語言要得體)

         

        批復(fù)

        一、批復(fù):是答復(fù)下級機關(guān)請示事項的指示性公文

        二、★批復(fù)的特點:1)針對性 :針對“請示”這一文種,針對請示的機關(guān),針對請示的問題。 2)指導(dǎo)性:批復(fù)針對請示表態(tài)或發(fā)表意見,對下級的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用,下級不能違背上級的批復(fù)。

        三、★批復(fù)的類型:針對請示的內(nèi)容主要是請求批準(zhǔn)和請示幫助兩個方面,批復(fù)可分為兩類:

            1)表態(tài)性批復(fù),主要是答復(fù)請求批準(zhǔn)類的請示,或同意,或不同意。同意的不必說理由,不同意的一般略說理由。

        2)指示性批復(fù),針對下級請示的事項或提出的問題,提出處理意見,帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。

        四、★批復(fù)寫作要求:1)要先回應(yīng)后批復(fù)  2)態(tài)度要鮮明,措辭要明確  3)要及時批復(fù)

         

        一、函:是機關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。一般用于平行機關(guān)和不相隸屬的機關(guān),但有時也可用于上下級之間的交往。

        二、★函的特點:1)形式靈活,適應(yīng)性強 ; 2)務(wù)實性強。

        三、★函的類型:1、商洽函:用于機關(guān)之間商洽工作、討論問題?!糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān)。

        2、問復(fù)函:用于機關(guān)之間提出詢問和答復(fù)詢問?!糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān),也可用于上下級之間的交往。

        3、請準(zhǔn)函:用于向沒有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)?!糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān)。

        4、知照函:用于把自己管轄范圍的事項告訴有關(guān)的機構(gòu)?!糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān),也可用于上下級之間的交往。

        四、★函的寫作要求—格式與寫法,與一般書信基本相同1)一事一函,直陳其事;2)語言要平實、親切、自然。

        五、函的格式: 函的正文,一般由緣由、事故、結(jié)語(表達(dá)發(fā)函者的愿望)三部分組成。

         

        會議紀(jì)要

        一、會議紀(jì)要:是記載會議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實性文件。會議紀(jì)要要出現(xiàn)于民國末年。

        二、★會議紀(jì)要的特點:

        1、紀(jì)要性:把會議的主要精神和議定事項,經(jīng)歸納整理。表述出來,而不涉及會議的一般過程,議而未決的事項。

        2、約束性:反映統(tǒng)一精神和議定事項的會議紀(jì)要,對與會者和有關(guān)人員,具有約束力。

        3、知照型:公開發(fā)表或內(nèi)部交流的會議紀(jì)要,可以讓群眾或有關(guān)人員了解會議情況。

        三、會議紀(jì)要的類型:1)決議性會議紀(jì)要;2)協(xié)議性會議紀(jì)要;3)研討性會議紀(jì)要。

        根據(jù)會議的性質(zhì)和擬寫會議紀(jì)要的目的,可分三大類:

        1、決議性會議紀(jì)要:多半是有一定權(quán)力的機構(gòu)召開的研究工作的會議,紀(jì)要記載會議的主要精神和決議事項,可以作為傳達(dá)和部署工作的依據(jù),對今后工作的指導(dǎo)意義。—是最為常見的紀(jì)要。

        2、協(xié)議性會議紀(jì)要:由代表不同方面的不同機構(gòu)聯(lián)合召開的商討共同關(guān)心問題的會議,紀(jì)要主要記載各方取得的一致辭意見,對各方今后的工作有約束力。這種會議紀(jì)要具有協(xié)議書、意見書性質(zhì)。

        3、研討性會議紀(jì)要:研討問題或交流情況、經(jīng)驗的會議,各抒已見,不需要統(tǒng)一意見,不需要作決議,經(jīng)要只要把各方的主要觀點、意見或情況記下就可以。

        四、會議紀(jì)要的寫作:

        1、會議紀(jì)要一般是在會議結(jié)束后起草的,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。

        2、會議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會議名稱加文種”,但中間可以省去“會議”二字。

        3、會議紀(jì)要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三個部分。

        4、 會議紀(jì)要由會議主持機關(guān)撰寫,可以在最后署機關(guān)名稱和撰寫日期。也可只在正文中寫出主持機關(guān),不另外署名。

        第3點的★會議紀(jì)要的正文寫法:1)正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三部分;2)會議概況介結(jié)開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等,其詳略視實際需要決定,應(yīng)盡可能簡要,一般放在正文開頭,有時可移至正文最后;  3)會議內(nèi)容是主要部分,介結(jié)會議討論和決定的主要事項,要寫得觀點鮮明、主題突出、內(nèi)容充實、不可出現(xiàn)漏缺,常見有綜合歸納和分項例舉兩種寫法;4)結(jié)束語是小結(jié),往往對與會者、下級機關(guān)、有關(guān)群眾提出一些希望和要求。

         

        條列    規(guī)定

        一、條例,是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作活動、行為等的法規(guī)性公文

        條例的類型:1)黨的中央機關(guān)制定的條例 :知用于規(guī)范全黨的工作、活動和黨員行為。 2)國家行政機關(guān)制定的條例  :適用于規(guī)范全國性的某一方面的工作。3)地方權(quán)力機關(guān)制定的條例:適用于規(guī)范地方某一方面的工作。

        二、規(guī)定,是各級黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。

        規(guī)定的類型:1)黨內(nèi)規(guī)定 :由黨的中央機關(guān)制定,適用于對黨內(nèi)某一方面的工作作出的規(guī)定。 2)法規(guī)性規(guī)定:由有條件制

        定法規(guī)的機構(gòu)制定,適用于對某一方面的行政工作或某個地方的某項工作作出的規(guī)定。  3)一般性規(guī)定:機關(guān)團體對某些工作作出的具體規(guī)定,不屬法規(guī)性質(zhì),但在一定范圍內(nèi)的規(guī)范作用。

        三、條例和規(guī)定的寫作:條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá),常見的有“章條式”和“條款式”兩種

        1、★草擬條例和規(guī)定的原則:1)堅持四項基本原則,為改革開放,搞活社會主義現(xiàn)代建設(shè)服務(wù)  2)符合憲法和法律,符合黨和國家的路線方針政策  3)從實際出發(fā),實事求是 4)貫徹民主集中制,充分發(fā)揚民主

        2、起草條例和規(guī)定,應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進行清理,如果現(xiàn)行的法規(guī)將被起草的法規(guī)所代替,必須在草案中寫明予以予廢止。3、條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá),常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。 章條式”適用于內(nèi)容比較復(fù)雜的;“條款式”適用于內(nèi)容比較簡單的。4、語言要準(zhǔn)確、嚴(yán)密。

         

        機關(guān)其他常用文書的寫作

         

        規(guī)章類文書

        一、規(guī)章類文書:是規(guī)范工作、活動、行為等的規(guī)章制度類文書,適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機構(gòu)。

            1、規(guī)章類文書包括:條例、規(guī)定、辦法、實施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等文種。

        2、★規(guī)章文書的特點:1)具有內(nèi)容的規(guī)范性;2)執(zhí)行的強制性;3)制定的程序性:①內(nèi)容的規(guī)范性:是指規(guī)章類文書是為了規(guī)范特定范圍、特定方面的工作、活動、行為而制定的,它是辦事的準(zhǔn)則、活動的依據(jù)、行為的規(guī)范。 ②執(zhí)行的強制性:是指規(guī)章制度一經(jīng)確定并公布實施,有關(guān)人員就必須遵守、不能有特殊例外者,不能任意解釋或變通 。 ③制定的程序性:是指規(guī)章類文書從草擬、確定到公布實施,應(yīng)按一定的程序進行。

        二、規(guī)章類文書的寫作四種類型

        1、辦法:對某一項行政工作作出比較具體的規(guī)定。—辦法和條例、規(guī)定一樣,同屬行政法規(guī)。(屬行政法規(guī))

        辦法的內(nèi)容應(yīng):具體、周全、便于操作。多條款形式。

        2、實施細(xì)則:是實施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則,它多半是主管總門針對實施法律、法規(guī)時已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則。目的:是加強法律、法規(guī)的可操作性,保證法律、法規(guī)的順利實施。寫法:一般也是“章條式”或“條款式”,但每一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實施細(xì)則。

        實施細(xì)則與法律、法規(guī)的聯(lián)系和區(qū)別: ①區(qū)別為:法律、法規(guī)必須概括;實施細(xì)則必須具體,便于操作。②聯(lián)系為:實施細(xì)則的內(nèi)容必須和法律、法規(guī)的有關(guān)條款相對應(yīng)。

        3、章程:是一定組織機構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。

        章程的種類: ① 組織章程:系統(tǒng)闡明一個組織的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、成員、機構(gòu)、活動方式、經(jīng)費來源等。

        ② 辦事章程:是為了辦理某項工作而制定的規(guī)章制度。

        章程的形式:“章條式”—政黨、較大的社會團體的章程多采用; “條款式”—機構(gòu)較小、涉及事務(wù)不很多的章程采用。

        4、守則:是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。 寫作要求:簡短、精練、易記。

        計劃類文書

        一、計劃類文書,是機關(guān)團體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù),對目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時段工作的設(shè)計和安排。

        計劃類文書包括規(guī)劃、綱要、計劃、安排等文種

        計劃類文書的作用:1)下情上達(dá) :下級機關(guān)通過上報工作計劃,可以得到上級機關(guān)的指導(dǎo)和幫助,減少完成計劃過程中的困難。有些工作超出本身權(quán)限的,更需要上級機關(guān)批準(zhǔn)后才能實施。 2)上情下達(dá):上級機關(guān)把自己的工作計劃告訴下級機關(guān),可以起宏觀調(diào)控的作用,使下級機關(guān)能根據(jù)全局的計劃,安排好自己那部分工作。  3)統(tǒng)一自身步調(diào):機關(guān)單位通過對本單位工作計劃的討論和制定,可以使全體成員思想統(tǒng)一、步調(diào)一致,共同為完成計劃貢獻自己的力量。

        二、★計劃類文書的特點:1)目標(biāo)的前瞻性:任何工作計劃都有一個需要完成的預(yù)期目標(biāo),這目標(biāo)不是任意確定的,它必須服從更長遠(yuǎn)的奮斗目標(biāo)。  2)操作的預(yù)想性:工作計劃必須有實現(xiàn)目標(biāo)的步驟和措施,這些步驟和措施,是根據(jù)主觀和客觀條件,借鑒自己和別人以往的工作經(jīng)驗,設(shè)計出來的,它應(yīng)當(dāng)具有可操作性,同時又具有尚未經(jīng)實踐檢驗的預(yù)想性質(zhì)。

        三、★計劃類文書的類型:根據(jù)完成期限、內(nèi)容側(cè)重、具體作用的不同,分三大類

        1、規(guī)劃類:實現(xiàn)目標(biāo)的期限較長,往往是五年以上。內(nèi)容側(cè)重在工作的指導(dǎo)方針、努力方向,工作的實施步驟和重要措施等。作用主要是針對全局工作作略性、方向性的規(guī)定,以指導(dǎo)局部的、短期的各項工作。

        文種名稱常用:規(guī)劃、發(fā)展規(guī)劃、遠(yuǎn)景規(guī)劃、綱要、發(fā)展綱要等。

        2、計劃類:實現(xiàn)目標(biāo)的期限較規(guī)劃短,以年度計劃和一年以內(nèi)的短期計劃為多。 計劃類文種一般都叫“計劃”

        3、安排類:指較短時間段內(nèi)對工作的具體安排。它的內(nèi)容具體、細(xì)致、執(zhí)行和檢查均極方便。

        計劃類文書的格式以條款式表格式最為多見,以也條款式和表格式結(jié)合使用的

        四、★計劃類文書寫作要求:1)分析情況要認(rèn)真細(xì)致一定要吃透三方面情況: ①大環(huán)境的形勢及要求,包括全國、本地區(qū)、本系統(tǒng)的發(fā)展形勢及對本單位提出的要求; ② 主觀條件,指本身人力、物力、財力情況及可挖掘潛力; ③客觀條件,指上級和其他部門可能給予的的幫助。    2)確定目標(biāo)要實事求是    3)措施步驟要切實可行   4)條目要分明,語言要簡潔① 標(biāo)題 :由機關(guān)名稱、適用時間、內(nèi)容類別、文種名稱四部分組成。②正文格式:多用”條款式”或“表格式”。

        五、完整的計劃包括:1)現(xiàn)狀分析;2)目標(biāo)和任務(wù);3)主要措施;4)實施步驟;5)執(zhí)行要求計劃正文的格式以“條款式”或“表

        格式”最為多見,也有條款式和表格式結(jié)合使用的,條款式分條分點,眉目清晰;表格式一般用于說明任務(wù)分配,時間安排等內(nèi)容,其好處是一目了然。計劃的文字盡量簡潔,但表達(dá)要明確。

        總結(jié)

        一、總結(jié),是機關(guān)團體在實施計劃或完成任務(wù)之后,對已做工作進行概括及評估的文書。

        總結(jié)與計劃關(guān)系:總結(jié)和計劃是相對應(yīng)的:計劃是工作之前擬定,用以指導(dǎo)工作;總結(jié)是工作之后進行,用以檢查計劃完成情況,認(rèn)識計劃執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn),目的是提高執(zhí)行者的水平,以利今后的工作??偨Y(jié)的作用:下情上達(dá)和提高自身。

        二、總結(jié)的特點:1)回顧性:總結(jié)的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。  2)經(jīng)驗性:從工作中引出經(jīng)驗教訓(xùn),為以后的工作提拱借鑒。

        三、總結(jié)的類型:從內(nèi)容的涵蓋來分,可分兩種:1)綜合性總結(jié)  :是關(guān)系全局的總結(jié),內(nèi)容涉及多方面的工作。

        2)專題性總結(jié):只就一個方面、一項工作,甚至一個問題進行總結(jié),內(nèi)容比較單一。

        四、★總結(jié)的寫作要求:1)回顧工作情況要實事求是  2)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)要著眼未來 3)綱目要清晰,文風(fēng)要平實

        標(biāo)題:常見有單行標(biāo)題和雙行標(biāo)題兩類。

        正文:兩種寫法 1) “分層展開式”:是一種縱式結(jié)構(gòu),其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的:總體概括、主要成績及做法、存在問題、經(jīng)驗教訓(xùn)、今后努力方向五層內(nèi)容。 2)  “綱目帶動式”:是一種橫式結(jié)構(gòu),采用夾敘夾議的寫法,以議論為綱目,帶動具體材料的陳述,內(nèi)容的幾個層次之間是并列關(guān)系。

        調(diào)查報告

        一、調(diào)查報告,是針對現(xiàn)實中發(fā)生的較重要的問題,作專門調(diào)查后,利用調(diào)查材料寫成的書面報告。

        調(diào)查報告作用:主要是提供真實的社會情況,為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)

        二、★調(diào)查報告的特點:1)針對性強:即調(diào)查報告寫作的目的很明確,都是針對一定的現(xiàn)實問題定的。  2)紀(jì)實性強:調(diào)查報告的主要任務(wù)是提供與要解決的問題有關(guān)的事實,是真實的、確鑿的材料。

        什么情況需寫調(diào)查報告:1)社會普遍關(guān)注或需要引起社會關(guān)注的問題的調(diào)查,寫成后供傳媒發(fā)表 2)為領(lǐng)導(dǎo)重要決策服務(wù)的有關(guān)情況和信息的調(diào)查,寫成后供領(lǐng)導(dǎo)參考 3)為解決較復(fù)雜問題服務(wù)的專題調(diào)查,寫成后供有關(guān)人員參考

        三、調(diào)查報告的類型:根據(jù)調(diào)查報告的性質(zhì)和作用分:1)新聞性調(diào)查報告  2)政務(wù)性調(diào)查報告  3)個案性調(diào)查報告

        四、調(diào)查報告寫作要求:1)深入細(xì)致、客觀公平的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提;2)圍繞問題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報告的主要任務(wù);3)調(diào)查報告的標(biāo)題有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題

        調(diào)查報告的格式

        ①  標(biāo)題:有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題兩種形式。 a.公文式標(biāo)題:“對象加內(nèi)容加文種”、“對象加文種”、“內(nèi)容加文種”三種形式。       b. 新聞標(biāo)題:有單行和雙行兩種。單行的形式有:直陳式、提問式、結(jié)論式等。 雙行的一般是正標(biāo)題點明主題或提出問        題,副標(biāo)題說明調(diào)查對象、內(nèi)容等。 標(biāo)題中如果沒有“調(diào)查報告”或“調(diào)查”字樣,發(fā)表時一般應(yīng)注明“調(diào)查報告”或“新聞?wù){(diào)查”。

        ②  正文:一般分前言、主體、結(jié)尾三個部分。 前言:陳述調(diào)查材料之前的說明,可以介紹調(diào)查對象,介紹調(diào)查的目的和過程,也可闡述調(diào)查的意義,甚至可以點明調(diào)查的結(jié)論。  主體:調(diào)查報告的主要部分,調(diào)查所得的材料和結(jié)論都放在這部分。結(jié)尾:調(diào)查報告全文的總結(jié),或再一次強調(diào)結(jié)論,或提出建議與希望,或提出進一步思考的問題等。

        講話類文書

        一、講話類文書:是人們在各種特定的場合發(fā)言時所依據(jù)的各類文稿的總稱——是在公眾場合經(jīng)常使用的文書

        二、講話類文書的類型:  根據(jù)講話的場合及主旨的不同,可分為三類:1)講話稿 :是指各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上宣讀的文稿。 2)開幕詞:是在大會開始時,由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題、向與會代表提出希望的書面文稿?!哂兄笇?dǎo)性、方向性和基調(diào)性的作用。閉幕詞:是在大會結(jié)束時由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大大會會宣讀的概括大會主人精神、總結(jié)大會成果、指出會后努力方向的文稿?!哂锌偨Y(jié)性、激勵性和評估性的作用。  3)歡迎詞:是對客人的到來表示熱烈的歡迎的一種講話類文書。歡送詞:是是客人時表達(dá)良好祝愿的一種講話類文書。答謝詞:是賓客在受到主人的熱情款待時,向主人表示感謝的一種講話類文書。

        三、★講話類文書的特點:1)口頭性 2)直接性  3)針對性

        四、講話類文書的寫作 :都由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。

        五、講話類文書的寫作

        1、寫作格式

        ①講話稿:沒有固定的寫作格式,往往依講話的內(nèi)容、場合和目的而定。 開頭:可彩開門見山的單  直入式,也可以采用設(shè)置懸念的提問式,或說明講話目的和原因的交代式。主體:主要是闡明形勢、任務(wù)、方法對策等內(nèi)容。結(jié)尾:一般總結(jié)全文,自然收束,并提出希望。展望未來,使人回味無窮。

        ②開幕詞:開頭:宣告會議開幕,常用稱呼開頭,接著說明會議的組織組織情況。 主體:一般先總結(jié)以信成敗得失,然后說明大會議題(大會任務(wù));指出解決這些議題(任務(wù))的有利條件,進行可行性分析,使大家認(rèn)識到在本次會議上解決這些問題時機是成熟的,條件已經(jīng)具備;還可交代大會議程(主要活動安排情況)。結(jié)尾:要有鼓動性、號召性和預(yù)祝性,提出要求和希望,意在為大會的順利進行創(chuàng)造良好的氣氛。

        閉幕詞 :開頭:概括總結(jié)大會的主要成效。主體:包括兩方面內(nèi)容。一是分門別類總結(jié)大會情況。二是提出貫徹執(zhí)行的意見。 結(jié)尾:一般提出號召或希望,也可以鼓舞人心的口號作為結(jié)尾。

        ③ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞:開頭:首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對象(應(yīng)用尊稱),然后用熱情洋溢的語言向客人表示歡迎、歡送或是對主人的盛情表示謝意。寫作時應(yīng)充分流露致詞者的友好心情。主體:這部分內(nèi)容寫作比較靈活自由,無固定的寫作格式。整個主體部分的寫作要充分表示出友好的態(tài)度。 結(jié)尾:應(yīng)對主體部分的內(nèi)容做出總結(jié),同時對有關(guān)問題,特別是涉及雙方共同關(guān)心的有關(guān)事項發(fā)出號召,提出期望。寫作時應(yīng)使用一些具有激勵性、鼓舞性的語言,從而起到振奮人必、激勵向上的作用。最后再寫一些表示祝愿的話語。

        2、★講話類文書的寫作要求:1)主題要鮮明、集中、切勿顧左右而言他,東拉西扯;2)材料要真實、新穎;3)布局要清晰、緊湊、講究步步推進,環(huán)環(huán)相扣;  4)語言要明白、生活,表達(dá)要簡單、明了、生動活潑。

        記錄類文書

        一、記錄類文書,是指如實記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。

        記錄類文書的類型包括:

        ①會議記錄:是指如實記載有關(guān)會議基本情況和主要內(nèi)容的文書。還是制作會議經(jīng)要、會議簡報等公務(wù)文書的重要依據(jù)。

        ②電話記錄:是在用電話處理公務(wù)時,記載有關(guān)通話內(nèi)容的文書。

        ③接待記錄:是指在接待群眾來訪時,記載有關(guān)接待內(nèi)容的文書。

        ④大事記:是將本機關(guān)本部門工作的重大公務(wù)活動或重大事件按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。具有客觀、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、可信的特點。

        二、★記錄類文書特點:1)內(nèi)容紀(jì)實性  2)材料的直接性  3)語言的實錄性

        三、 記錄類文書的寫作

        (一)會議記錄的寫作格式及寫作要求:

        1、會議記錄一般包括以下部分:1)會議組織情況:應(yīng)寫明會議名稱、屆數(shù)、起止時間、地點、出席、列席、缺席人數(shù)和姓名以及缺席原因,主持人和記錄人的姓名,會議主要議題等。2)會議議題和議程    3)會議的進程和內(nèi)容4)必要的手續(xù):每次記錄完畢后、散會前把記錄當(dāng)眾宣讀,發(fā)現(xiàn)成就或遺漏應(yīng)立即更正或補充,然后由會議主持人和記錄人在記錄后邊簽字,并注明本次記錄的總頁數(shù)。

        2、會議記錄一般要做到:1)記錄人必須集中精力,把應(yīng)該記錄的內(nèi)容迅速記錄下來。2)要求記得正確、清楚、完整,重點內(nèi)容要求準(zhǔn)確、詳細(xì)。3)對特別重要的會議內(nèi)容,為保證記錄的準(zhǔn)確,可根據(jù)現(xiàn)場錄音整理或核對記錄稿,可幾人同時記錄,完畢后核對,整理出一份準(zhǔn)確、完整的記錄。 4)會議記錄一般用漢字書寫,字體要規(guī)范、清楚,不要用速記符號或其他非規(guī)范文字、文體,以保證其作為原始依據(jù)的有效性。

        (二)電話記錄的寫作格式及定價寫作要求: 一般有發(fā)出電話記錄和接收電話紀(jì)錄表格填寫。

        ①★電話記錄要注意的情況(接受電話一般應(yīng)包括的內(nèi)容):1)接受時間。  2)來電單位和來電會話人、注明其姓名、職務(wù)等身份情況。3)來電話內(nèi)容。4)處理結(jié)果,即將電話記錄交有關(guān)人員處理的情況,此項內(nèi)容在受話完畢后才能填寫。5)接電話人姓名,必要時寫明職務(wù)。

        ②發(fā)出電話記錄一般應(yīng)該包括:發(fā)電時間;發(fā)往機關(guān);發(fā)電話人(姓名、職務(wù));接電話人(姓名、職務(wù));發(fā)電話事由。

        ③作電話記錄要注意以下要求:

        (1)接受匯報或了解情況時,要記明事件情況,必要時還要詢問有關(guān)情節(jié)和細(xì)節(jié),每個要素、情況都城要細(xì)致準(zhǔn)確,整體情況要完整。(2)電話請示時,要記清領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人作的指示或答復(fù),并記明發(fā)話人(傳達(dá)人或領(lǐng)導(dǎo)本人)的姓名、職務(wù),以便向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報。(3)接受上級指示或通知時,要分條記明指示或通知事項,對時間限制、工作安排和要求等要記清楚、準(zhǔn)確。(4)重要的發(fā)話內(nèi)容,要求對方復(fù)述,讓對方確認(rèn)無誤才行。向別人傳達(dá)重要事項時,也應(yīng)要求受話人復(fù)述受內(nèi)容。(5)一定要記下來電話人或受話人的姓名、職務(wù)、以保證內(nèi)容的可靠、保密,并有據(jù)可查。

        (三)接等記錄的寫作要求:

        1、接待記錄的格式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結(jié)果等項。

        2、接待記錄的寫作要求基本同于會議記錄和電話記錄。

        (四)大事記的寫作格式及寫作要求

        1、大事記的寫作一般包括: (1)標(biāo)題:一般由機關(guān)名稱及內(nèi)容加“大事記”構(gòu)成。(2)開頭:用于說明編寫目的、意義、體例及時限等。(3)正文:由時間和記事兩部分構(gòu)成。按年月日排序。(4)結(jié)尾:用于說明材料的真實性和使用、處理等事項。

        2、★大事記的寫作要求:1)要記述“大”事。大事不漏,小事不記。2)要客觀真實; 3)要言簡意賅。

        簡報類文書

        一、簡報:是簡明扼要的書面報告。簡報類文書:是用于匯報工作、反映問題、交流經(jīng)驗、溝通情況、推動工作展開的一種簡短的、摘要性的信息載體。一般在內(nèi)部運轉(zhuǎn),是使用最普遍、最廣泛也是最常見的應(yīng)用文書之一。常見的名稱有:“簡訊”“快訊”“快報”“動態(tài)”“信息”“工作通訊”“情況通報”“情況反映”“內(nèi)部參考”“摘報”等。

        二、簡報類文書的類型:1)會議簡報:即專門報道、交流有關(guān)重要會議的內(nèi)容和情況的簡報。2)工作簡報:就是反映本部門、本

        系統(tǒng)各方面工作情況的簡報。

        三、簡報類文書特點:1)簡,即簡報在文字上要簡明扼要   2)快,即編發(fā)簡報要迅速及時   3)新,即立意要新、內(nèi)容要新

        四、簡報類文書寫作:

        1、簡報類文書的寫作格式: 一般由報頭、主題、報尾三部分組成。

        ① 報頭:簡報的一個突出特點就是有獨特的報頭。 ②主體:主體一般由按語、標(biāo)題和正文組成。

        按語:用來說明編發(fā)簡報的原因或目的,以引起讀者的重視。 標(biāo)題:擬定標(biāo)題要盡可能做到準(zhǔn)確、簡練、新穎、有吸引力。

        ③報尾:正文寫完之后,用一條黑線將主體部份與報尾部隔開,在黑線下寫簡報的報、送、發(fā)單位及簡報的份數(shù)。

        2、簡報類文書寫作要求:1)內(nèi)容要真實、確切;2)篇幅要短??;3)針對性、指導(dǎo)性要強

        建議類文書

        一、  建議類文書概述

        1、★建議類文書,是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。

        2、建議類分文書的分類:提案、建議三種。

        ①提案:是指提請機關(guān)或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。 一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用。

        ②建議:是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設(shè)性的意見、建議時使用的文書。

        二、★建議類文書的特點:①建議性②說理性:文字表達(dá)上力求實實在在,明確具體富于說理性③委婉性:語氣要委婉和切中要害

        三、  建議類文書的寫作

        1、提案的寫作格式與寫作要求

        ① 提案的寫作一般包括: (1)標(biāo)  題  寫明XXX單位XXX會議第X號提案。(2)案  由  此部份簡明扼要地寫明提案的內(nèi)容。(3)提案人  在“案由”下方,定上提案人的姓名。 (4)理  由  理由要說明提出建議或意見的原因。(5)辦  法  寫明解決問題的辦法和措施。(6)日  期  在正文的右下方,署上提案所寫的時間。

        ②★提案的寫作要求:1)熟悉同提案有關(guān)的情況  2)注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。為醒目起見,分別把“案由”、“提案人”、“理由”、“辦法”突出來頂格寫在每部分的開頭。

             2、建議的寫作格式及寫作要求

        ①建議的寫作格式:由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。

        (1)標(biāo)題:有三種寫法:一是直接寫“建議”或“建議書”;二是在其之前加上建議或倡議的主要內(nèi)容,有時還加上建議單位名稱;三是采用文章標(biāo)題寫法。(2)稱謂:即被建議單位的名稱或被建議的個人的姓名。(3)正文:一般由前言、主體和結(jié)語組成。前言寫建議的背景、原因、目的等;主體寫建議的具體事項。結(jié)語寫希望、要求等。(4)落款:寫建議者個人、集體或單位名稱,并注明年月日。

        ②★建議的寫作要求:1)把握分寸要適度  2)所列內(nèi)容要具體  3)表述語言要精練

         

        公文處理工作

        公文處理工作概述

        一、  什么是公文處理工作:常見有廣義和狹義二種解釋。

        1、廣義上說,公文處理工作就是運用科學(xué)的原則、程序和方法對機關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。

        廣義可以從以下幾個方面來理解: ①從發(fā)文階段來說:從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。 ②從收文階段來說,從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等,也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。 ③從公文的管理來說,機關(guān)秘書部門應(yīng)當(dāng)切實做好公文的管理工作,既要充分發(fā)揮公文的效用,又要有利于公文的保密,還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。 ④從公文的立卷歸檔階段來說,公文在處理完畢以后,人們還要將其中對今后的機關(guān)的機關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件,進一步整理立卷,進行歸檔保存,必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。

        2、狹義方面來說:主要是指機關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。

        我們所說的公文處理工作,是指廣義的概念及其理解。

        二、★公文處理工作的特點:1)政治性,指機關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行,還表現(xiàn)在提高機關(guān)工作效率的重要環(huán)節(jié)上,還集中體現(xiàn)在它是整個國噥機器正常運轉(zhuǎn)的重要保證2時限性 (主要表現(xiàn)在:1、凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理,不能延誤。2、有的公文的處理要講究適時。3、公文處理的各個環(huán)節(jié)都要注意時間上的銜接。) 3)機要性:是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機密性,以及文書工作崗位的重要性;4)規(guī)范性:是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中,必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。

        公文處理工作的作用:公文處理工作對機關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在:

        1、助手作用。在機關(guān)內(nèi)部,公文處理工作是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。

        2、紐帶作用。任何一個機關(guān),都不能孤立地存在,都有上下左右的機關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。

        3、查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管,作為長期或永久保存,以備日后查考之用。

        公文處理工作的作有用與公文的作用的區(qū)別:

        (1) 公文的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用,行為規(guī)范作用、信息傳遞作用、公務(wù)聯(lián)系作用和憑據(jù)記載等作用是通過公文這個載體中的內(nèi)容來實現(xiàn)的。(2)公文處理工作的作用,主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關(guān)工作所發(fā)揮的作用。

        公文處理工作的任務(wù)與組織

        一、★公文處理工作的基本任務(wù)

        科學(xué)地組織機關(guān)的文書工作,及時準(zhǔn)確在處理機關(guān)的往來公文,有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文,完整地保管公文,正確地發(fā)揮公文的作用,有效地推進機關(guān)工作,為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù),為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

        公文處理工作的基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個方面:1)文件的收發(fā)、登記和分送;2)文件的擬辦、批辦、承辦和催辦;3)文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印;4)會議、匯報、電話的記錄和整理; 5)文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作;6)歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作;7)處理群眾來信;8)為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。

        二、公文處理工作的組織:組織機構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個方面。

        1、公文處理工作的組織機構(gòu):

        ①對于一些較大的機關(guān)來說。可考慮設(shè)立專門的機構(gòu),歸機關(guān)的辦公廳(室)領(lǐng)導(dǎo)。這些主要擔(dān)負(fù)公文公文處理工作的機構(gòu),通常被稱為文書文書處理部門,而相對地將機關(guān)內(nèi)期貨業(yè)務(wù)職能機構(gòu)稱之為承辦單位或辦文部門。公文處理工作的主要部分由機關(guān)的辦公廳(室)負(fù)責(zé),其下邊可以設(shè)立文書處(室)、信訪處(室)、機要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機構(gòu)。通常稱為文書處理部門

        ②對于一些較小的機關(guān),或者基層單位來說。 一般只在辦公室設(shè)一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。

        ③對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理工作機構(gòu);小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。

        2、公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

        ①從全國來說,由中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。

        ②從一個機關(guān)來說,它的公文處理工作由本機關(guān)的秘書長或辦公室主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)?!锼闹饕氊?zé)有:1)對本機關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作,提出全面的工作計劃和實施方案。2)總結(jié)本機關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗,推廣先進典型,發(fā)現(xiàn)問題,及時糾正,并提出改進的意見和辦法。3)設(shè)計文書規(guī)格,促進機關(guān)公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,組織印制機關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等,并組織購置公文處理工作所需要的設(shè)備。4)指導(dǎo)、幫助機關(guān)各部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務(wù)工作。 5)制定機關(guān)公文處理工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)章制度,并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。

        ③從上下級機關(guān)的關(guān)系來說,上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳(室)負(fù)有負(fù)責(zé)對其所屬的機關(guān)、單位的文書處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

        ④從機關(guān)主要 業(yè)務(wù)職能部門來說,機關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負(fù)責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責(zé):1)負(fù)責(zé)本部門、本單位同機關(guān)辦公廳(室)、檔案室的聯(lián)系,在本部門、本單位傳達(dá)、貫徹有關(guān)公文處理的工作事項。2)在本部門、本單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,全面負(fù)責(zé)本部門、本單位公文處理工作組織,對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益,進行檢查、總結(jié),學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗,發(fā)現(xiàn)問題,及時糾正。 3)拾遺補缺,負(fù)責(zé)做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當(dāng)補做的工作。

        ⑤對機關(guān)檔案部門來說。機關(guān)檔案部門所開展的業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系,它對機關(guān)的公文處理工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。 其主要職責(zé):1)協(xié)助機關(guān)辦公廳(室)在公文整理歸檔等業(yè)務(wù)方面,對機關(guān)各部門的文書工作人員進行幫助和指導(dǎo)。2)機關(guān)辦公廳(室)以及其他公文處理工作部門共同制定本機關(guān)的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規(guī)章制度。3)從有利于開展檔案工作的角度,對本機關(guān)的公文處理工作提出合理的建議。

        3、公文處理工作的組織形式:是指一個機關(guān)如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說一個機關(guān)到底采取什么樣的合理工作形式,對機關(guān)內(nèi)公文處理工作作出科學(xué)的、有效的組織安排,這是關(guān)系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。

        ①★公文處理工作組織形式的類型:1)集中形式:它是指在一個機關(guān)內(nèi),除了文件的承辦外,公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機關(guān)的中心機構(gòu),亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系,而各業(yè)務(wù)部門一般就不再設(shè)立公文處理機構(gòu)或者專職、兼職的文書工作人員;2)分工形式:它是指將一個機關(guān)的公文處理工作分別由機關(guān)的辦公廳(室)以及各業(yè)務(wù)機構(gòu)的公文處理部門或?qū)B殹⒓媛毼臅ぷ魅藛T分工負(fù)責(zé)進行。(A按文件內(nèi)容和職責(zé)分工B按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工)

        ②公文處理工作組織形式的選擇:應(yīng)根據(jù)各機關(guān)的實際情況而定,以能及時、準(zhǔn)確地處理公文,提高機關(guān)工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結(jié)合考慮以下情況:A機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。B機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。C機關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。D機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。E機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備等等。小機關(guān)適用:集中形式。中等機關(guān):視情況而定(集中、分工)。大機關(guān)采用:分工處理的形式

        公文處理工作的原則與要求

        一、★公文處理工作原則:必須準(zhǔn)確、及時、安全、保密,加強集中統(tǒng)一管理,堅持實是求是,按照行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行原則

        二、★公文處理工作要求:1)必須準(zhǔn)確、周密,確保質(zhì)量   2)必須及時、迅速,注重時效 3)必須做到安全可靠確保機密   4)必須加強集中統(tǒng)一管理   5)必須堅持實是求是,遵規(guī)守紀(jì),按行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行   6)精簡文件,深入實際、反對官僚主義和文牘主義。

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