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公文寫作
公文寫作
第一節(jié) 公文寫作概述
一、公文寫作是代機關(guān)立言
公文寫作，指公文的起草與修改，是撰寫者代機關(guān)立言，體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動。
公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。
起草初稿：是指構(gòu)思基本完成后動筆行文，寫出公文初稿有的具體過程。
討論修改：是指對初稿作進一步加工直到形成送審稿的過程。
★公文的起草的組織可分為：1）由一人準(zhǔn)備、選取材料并構(gòu)思布局直至擬寫成文。 2）由多人共同討論、構(gòu)思和準(zhǔn)備材料，最后由一人執(zhí)筆（最普遍的基本組織形式） 3）由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿全文
二、★公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在兩方面：
1）在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強、針對性強、科學(xué)性強
(1) 政策性強：就是要求政治上正確，思想觀點正確，準(zhǔn)確地宣布、傳達(dá)、體現(xiàn)黨和國家的方針、政策的精神。
(2)針對性強：就是要求有的放矢，切中要害。
(3)科學(xué)性：就是反映工作的實際情況和客觀規(guī)律，敢于實事求是，能夠及時地、正確的提出問題、分析問題和解決問題，經(jīng)得起時間的考驗，經(jīng)得起實踐的檢驗。
2）在文字表達(dá)方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。
結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)：是指章法問題、布局謀篇的問題。要示：主次分明、條理清楚；重點突出、銜接自然；聯(lián)系緊密、完整劃一。
語言精當(dāng)：是指運用語言要精確、簡明、貼切、恰當(dāng)。既要符合語法，修辭和邏輯的要求，又要恰如其分地表達(dá)內(nèi)容。
行文規(guī)范：是指公文的種類、格式等都由國家統(tǒng)一規(guī)定，書寫要清楚，標(biāo)點要正確，文面要整潔。
2、公文效用：是指公文對機關(guān)公務(wù)活動所起的作用。
公文效用所起的作用：領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用、法規(guī)和準(zhǔn)繩作用、溝通和聯(lián)系作用、依據(jù)和憑證作用。
三、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要親自動手撰寫重要公文
領(lǐng)導(dǎo)干部親自動手起草起草重要公文是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性問題。
第二節(jié) 公文寫作的特點和要求
一、★公文寫作特點：
1）被動寫作遵命性強 2）對象明確針對性強 3）集思廣益群體性強
4）決策之作政策性強 5）急迫之作時限性強 6）講究格式規(guī)范性強
二、★公文寫作基本要求（寫好公文中正文應(yīng)注意的問題）：
1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性 2）要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律
3）在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動，符合語法與邏輯 4）公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。
5）要注意選用書寫的載體與字跡材料
體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。 程序：交擬、起草、審核、簽發(fā)、印制、發(fā)出
盡量使用毛筆和鋼筆，不要使用圓珠筆和鉛筆；使用墨汁、藍(lán)黑墨水和碳素墨水，不使用純藍(lán)、紅色墨水。
第三節(jié) 公文寫作步驟與方法
一、公文寫作的步驟：
1）明確發(fā)文主旨
①公文的中心內(nèi)容是什么子②根據(jù)公文內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種③要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象④明確發(fā)文的具體要求
2）收集有關(guān)材料
①收集、閱讀和研究有關(guān)的文件材料②深入下去，收集有關(guān)的實際材料â 收集有關(guān)材料要求：真實、典型、適用、時效
3）擬出寫作提綱先寫什么、后寫什么、分幾個段落、幾層意思
4）認(rèn)真起草正文（導(dǎo)語、主體、結(jié)束語）
5）反復(fù)檢查修改
二、正文起草步驟：
1）把握公文主題，選好用好材料；
2）觀點正確情況確實
3）內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過會商取得一致意見；
4）文字表述要簡練，交代問題要清楚
三、公文的修改有以下幾方面：
1）關(guān)于主題的修改：看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。
2）關(guān)于觀點的修改 ：觀點是否正確，表達(dá)有無問題。
3）關(guān)于材料的修改 ：材料是公文的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過恰當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。
4）關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改：包括：1、公文總體結(jié)構(gòu)的修正 2、起承轉(zhuǎn)合的調(diào)整 3、層次位置的改變 4、詳略的更動
公文結(jié)構(gòu)是為表現(xiàn)公文主旨，表達(dá)公文內(nèi)容服務(wù)的對公文結(jié)構(gòu)進行修改調(diào)整，其目的在于使公文更加嚴(yán)謹(jǐn)、暢達(dá)、勻稱和完整。
5）關(guān)于語言的修改：準(zhǔn)確、鮮明、精練、生動
三、★公文寫作人員修養(yǎng)重要性與體現(xiàn)和途徑：
1）公文寫作是各級機關(guān)工作的重要組成部分，是一項政治性和政策性很強的工作；
2）公文是國家黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)與管理的重要工具與手段。
體現(xiàn)：1）政治素質(zhì)好：明確的政治方向、堅定的政治立場、敏銳的政治洞察力和政治鑒別力。 嚴(yán)守紀(jì)律，嚴(yán)守保密制度；2）有一定政策理論水平公文寫作是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達(dá)政策的過程。政治水平的高低直接決定公文寫作的成敗；3）熟悉業(yè)務(wù)和機關(guān)工作情況；4）有較寬的知識面； 5）有較好的文字功底 。
途徑：1）與時俱進勇于創(chuàng)新 不斷學(xué)習(xí)、不斷實踐、不斷提高、不斷創(chuàng)新；2）博覽群書增長知識勤于、勇于、善于向書本學(xué)習(xí)；
3）深入實踐勤學(xué)苦練勤學(xué)苦練、鍥而不舍、持之以恒 。
公文的體式與稿本
公文的體式
一、公文體式概述
公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。
公文體式作用：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便。
二、公文的文體
公文的文體：是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點，即公文的表達(dá)方式和語體特征。
公文的文體具有應(yīng)用文體的一般特點：實用性、嚴(yán)肅性、程式性。
1、公文的表達(dá)方式：是指在寫作中運用語言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志。主要有：敘述、議論、說明
1）敘述，是將人物的經(jīng)歷和事件的發(fā)展變化過程所作的敘說和交代，除計劃性、法規(guī)性文件一般不采用敘事、指令性文件較少采用敘事外其他通知、通報、請示、報告、總結(jié)、會議紀(jì)要都必須以敘事為基礎(chǔ)。如通知、通報、請示、報告、總結(jié)、會議紀(jì)要以敘事為基礎(chǔ)?！铮ü臄⑹屡c一般記敘文的不同：1、公文的敘事是通過對基本情況或個別事實的敘術(shù)來說明一定的問題，達(dá)到反映情況、交流思想、闡明觀點的目的。2、主要是順敘 3、在敘述的同時，可恰當(dāng)?shù)剡\用倒敘、插敘、分?jǐn)⒌确椒ǎ?
2）說明，是用簡明扼要的文字，把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀真實地解說清楚。說明是公文寫作中最常見、最主要的表達(dá)方式。 （說明的主要方法有：1、定義說明，指用下定義的方法來說明事物的性質(zhì)和特征。 2、注釋說明，指對事物的性狀、特征、成因等作簡要的注釋。 3、比較說明，指運用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。 4、數(shù)字說明，指用確切的數(shù)字來說明事物。 5、舉例說明，指根據(jù)事物在形狀、成因、功用、關(guān)系等屬性的差別，劃分成若干類別，分別加以說有的方法。 6、圖表說明 7、引用說明 8、分析說明）
3）議論，是義事說明把道理說清楚。（議論的要素：1、論點，又叫論題或觀點，是議論的核心。2、論據(jù)，是證明論點真實性的根據(jù)。3、論證，是運用論據(jù)來證明論點的方法和過程。論點、論據(jù)、論證三者間的關(guān)系：論點是統(tǒng)帥，回答“要證明什么”的問題—是議論的核心；論據(jù)是基礎(chǔ)，回答“用什么證明”的問題。分三類：一類是事實論據(jù)；二是理論論據(jù)；三類是政策法規(guī)；而論證是溝通二者間內(nèi)在聯(lián)系的橋梁；回答“如何證明”的問題。）
三、公文的語言特點：1）準(zhǔn)確（是公文語言的主要特征和基本要求） 2）簡明 ：用最少的文字表達(dá)盡可能多的內(nèi)容。 3）莊重：指公文用語必須講究莊嚴(yán)、鄭重。 4）得體：指公文語言的運用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準(zhǔn)確表達(dá)的基礎(chǔ)上，進一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。得體的基本要求：是發(fā)適應(yīng)行文的語體風(fēng)格；是要分清上下級關(guān)系，掌握好分寸； 是要多運用公文的專用語。
四、公文中的常見詞語：
1）特定用語——它言簡意賅、簡潔明快、典雅莊重，其特定含義是人所公認(rèn)的。包括：
1、端用語—用于表示行文目的、休養(yǎng)所與原因的。
如為、為了、關(guān)于、由于、遵照、依照、依據(jù)、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。
2、引敘用語—在引敘來文（電）時使用，如現(xiàn)接、近接、膠接、欣悉、近悉、敬悉、據(jù)報、據(jù)查、據(jù)了解等。
3、經(jīng)辦用語—表示工作辦理的時間及過程，如業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、復(fù)經(jīng)、一經(jīng)、迭經(jīng)、前經(jīng)、茲經(jīng)、經(jīng)過、通過等。
4、稱謂用語—用以表示不同人稱的，如我局、你局、貴局、該局（公司、廠、處）等。
5、期請用語—用來表示請求與期望，如擬請、函請、務(wù)請、懇請、希、希望、望、希即等。
6、表態(tài)用語—用來對來文表明態(tài)度，如同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不要、不妥、請核查等。
7、綜合用語—對所敘述的情況進行綜合時使用，如，如上所述、綜上所述、上述、總之等。 8、過渡用語，如為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等。
8、過渡用語—在公文的段落之間使用、承上啟下，起過渡作用。（為此、據(jù)此、因此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等）
9、謙敬用語，如恭請、敬請、謹(jǐn)請、惠于、惠贈、惠示、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝、不勝榮勝、不勝感激等。
10、結(jié)尾用語，如此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復(fù)、特此函告、特此函達(dá)、特此通知、特此通告、請遵照辦 理、請認(rèn)真貫徹執(zhí)行、以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)執(zhí)行等。）
2）慣用語，指一定民族語言中長期形成的習(xí)慣用語，如“抓辮子”、“吃大鍋飯”。
3）縮略語，是較長詞語縮短省略而成，如“一國兩制”、“三個代表”
4）成語，一種相沿習(xí)用具有書面語言色彩的定型詞組或短語。
5）引用語，指在寫作中引用前人的現(xiàn)成語句來論證或說明文章中所要論述的問題。
①引用名人名言；②引用古書上現(xiàn)成語句；③引用黨和國家領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)重要文件中的語句。
公文的構(gòu)成要素與書面格式
一、公文的構(gòu)成要素（公文的組成部分）：發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、公文公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、印章、成文時間、主題詞等—是由黨和國家在關(guān)部門頒布的規(guī)范性文件所規(guī)定的。
二、公文的書面格式
公文的書面格式：指公文的各要素在公文文面上所處的位置和書寫樣式。--是公文在形式上區(qū)別于一般文章的重要標(biāo)志。
★公文的眉首部分包括：
1）公文份數(shù)序號：將同一文稿印制若干份時每份的順序編號（不是所有都需要）--規(guī)定帶有密級公文要編制份數(shù)序號位置：位于版心左上角成本頂格第一行；一般由六位阿拉伯?dāng)?shù)字（不得少于2位）組成。其位置在版心左上角頂格第1行，數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時，前面用“0”（零）補齊
2）密等級和保密期限：是指公文秘密程度的一種標(biāo)志。分為絕密、機密、秘密三級；涉及黨和國家秘密的公文應(yīng)標(biāo)明密級。
標(biāo)注方法：在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。
位置：位于文件首面公文版頭右上角第一行3號黑體，凡傳遞秘密公文應(yīng)在文件封皮上加蓋戳記注明。
保密時限：一般分一年以內(nèi)，一年用一的以上，長期和期限不作標(biāo)注，凡不作標(biāo)注的可按二十年認(rèn)定。
絕密：是最重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。
機密：是重要的國家機密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害。
秘密：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損失。
3）急程度 ：是對公文送達(dá)和辦理的時間限度。 （包括：特急和急件，電報分為：特提、特急、加急、平急，位置在文件首頁文頭右上角，需要與密極同時使用，緊急程度置于密級之下，上下對齊。時限送達(dá)的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時送到”或“限某日某時送達(dá)”。）
4）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（文頭），是發(fā)文機關(guān)用來制發(fā)正式文件時使用的的固定版式的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。
位置：發(fā)文機關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長宋體?！褂眠@種套文頭的文件，通常稱之為“紅頭文件”。、黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。
5）發(fā)文字號：指由發(fā)文機關(guān)編排的文件代號。（由發(fā)文機關(guān)代字、年份（加六角括號[ ]）和序號組成）
★發(fā)文字號作用：1）統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理 2）在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。
編排發(fā)文字號要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。位置：有版頭的文件，應(yīng)標(biāo)注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標(biāo)題之上，右側(cè)排列；“命令（令）”則在公文標(biāo)題下面當(dāng)中，寫“第X號”。
6）簽發(fā)人：在上報的公文中才出現(xiàn)的，目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報的公文內(nèi)容負(fù)責(zé)。一般供上行文使 用。位置應(yīng)平行排列于公文字號右側(cè)，與發(fā)文字號同處在一行
★公文主體部分包括：
1）公文標(biāo)題，：由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要的概括和提示。位置應(yīng)于紅色橫線下分1行或多行居中排列（省略情況：1、省略公文機關(guān)名稱 2、省略事由的 3、機關(guān)名稱和事由同時省略的）
2）主送機關(guān)，：指主要受理公文的機關(guān)。也就是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)。（一般有三種情況：1、上級機關(guān)對下級發(fā)出的公文，下級機關(guān)單位負(fù)有貫徹執(zhí)行的責(zé)任，除批復(fù)外，有兩個以上主送機關(guān)。 2、下級機關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)報發(fā)出的請示報告等上行文，一般只有一個主送機關(guān)。 3、直接向社會公眾發(fā)布的公文，主送機關(guān)就沒有必要再寫了）位置應(yīng)在正文之上公文標(biāo)題左下方，無論一行或多行，應(yīng)靠左頂格書寫。
3）正文：是公文的主體部份，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，是公文的核心。可分為：
①導(dǎo)語（導(dǎo)語寫作有：1、依據(jù)式，簡要說明發(fā)文的根據(jù)，常用語有根據(jù)、按照、遵照等。2、目的式，開宗說明發(fā)文的目的，常用語有為、為了等。3、原因式，簡要說明發(fā)文的原因，常用簡潔語言，以敘述、說明或夾敘夾議的方式開頭）
②正文主體，是公文最主要部分，也是寫好公文的關(guān)鍵和難點所在。
正文主體一般要求：1）內(nèi)容要符合黨路線方針政策和有關(guān)規(guī)定，符合國家的法律法規(guī)，提出新的政策規(guī)定要注意保持連續(xù)性，提法要同已公布的文件相銜接；2）所反映的情況問題數(shù)據(jù)等必須真實可靠，提出的措施和辦法要切合工作實際，切 實可行；3）內(nèi)容涉及的有關(guān)部門要經(jīng)過協(xié)調(diào)會商，取得一致意見；4）文字表達(dá)概念準(zhǔn)確，觀點鮮明，條理清楚，層次分明，篇幅簡短，實是求是，合乎語法規(guī)范，正確使用標(biāo)點符號；5）公文中的數(shù)字年份均不能回行。
③結(jié)束語，正文的結(jié)尾
4）附件，附件說明位于正文的左下方，公文生效標(biāo)識之上，注明所附文件材料名稱及件數(shù)，--應(yīng)在正文下一行加以標(biāo)識
形式有：圖表、目錄、名單、簡介及其他有關(guān)文件材料。 位置應(yīng)于正文左下方，公文生效標(biāo)識上。注明附件材料名稱及件
5）成文時間，指公文形成的時間是一項重要內(nèi)容，它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。（年、月、日要寫全-用漢字）
位置應(yīng)標(biāo)注在發(fā)文機關(guān)署名下方。不論其文字多少，都要注意二者的距離相稱。
注意事項：
(1) 一般情況下，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。(2) 經(jīng)會議討論通過的公文，以會議通過的日期為準(zhǔn)，并加括號寫在公文標(biāo)題的 正下方。 (3) 法規(guī)、規(guī)章類文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。 (4) 兩個以上機關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日 期為準(zhǔn)。 (5) 一般的日常事務(wù)性公文，如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準(zhǔn)。
6）公文生效標(biāo)識，指在正文或附件之后加蓋發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名，是證明公文效力的表現(xiàn)形式。
(1) 單一發(fā)文機關(guān)（落款不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)成文時間，在成文時間上加蓋機關(guān)印章即為公文生效標(biāo)識）
(2) 聯(lián)合行文印章
(3) 關(guān)于在公文中不再標(biāo)識“此頁無正文”的說明—用調(diào)整行距和字距的方法處理
7）附注，是對公文的發(fā)放范圍，使用時需注意的事項加以說明。應(yīng)用圓括號括入，左空2字標(biāo)識在成文時間下一行。
★公文的版記部分：
1）主題詞，指能夠準(zhǔn)備表達(dá)公文主題內(nèi)容便于公文檢索查詢的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。位置：位于注釋或特殊要求說明左下方，文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。
★主題詞作用：1）可以準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容；2）提高文件檢索查詢速度，有利于提高整個機關(guān)的辦事效率
（主要表現(xiàn)在：一快，二準(zhǔn)，三全）；3）有利于文書檔案管理的規(guī)范化系統(tǒng)化科學(xué)化
1997年12月，國務(wù)院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務(wù)院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區(qū)域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。
注意事項： (1) 必須在公文主題詞表中選用主題詞。 (2)公文主題詞表中的類別標(biāo)題不作主題詞。 (3)主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。(4)一公文件有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二主題內(nèi)容進行標(biāo)引。(5)在公文上標(biāo)注主題詞，要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。⑹“主題詞三字居左頂格用3號黑體字標(biāo)注在抄送機關(guān)上1行，”主題詞“后標(biāo)冒號；冒號后標(biāo)主題詞的詞目，詞目之間應(yīng)有一個安的間距，一般不超過五個主題詞為宜。
2）抄送機關(guān)，指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。（抄送機關(guān)要掌握的原則：①抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需對知道或協(xié)助辦理的機關(guān)，既不濫報濫送，也不漏報漏送。②向上級機關(guān)的請示、報告，不可同時抄送下級機關(guān)。③向下級機關(guān)的重要行文，可抄送直接上級級關(guān)，翻印或轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，不要再上報上級機關(guān)。④一般情況下，下級機關(guān)不得越級行文請示、報告，也不得越級抄送文件，因特殊情況必須越級，應(yīng)抄送被過的上級機關(guān)。⑤受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的請示、報告，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定主送和抄送機關(guān)，上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位的行文，應(yīng)視文件內(nèi)容抄送受文單位的另一個上級機關(guān)。）
位置：位于主題詞下一行，左空1字用3號仿宋標(biāo)識“抄送”，“抄送”后標(biāo)冒號，抄送機關(guān)用頓號隔開，回行時與上1行的抄送機關(guān)對齊，最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。
3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)說明，是對文件制發(fā)情況的說明記載，包括文件制發(fā)單位名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等，位置應(yīng)于抄送機關(guān)之下，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，然后在下方劃一條與版心等長的橫線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。位置：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個字標(biāo)注制發(fā)單位名稱，右側(cè)注明印制時間，行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。印制單位：一般是各級機關(guān)的辦公廳（室），使用全稱或規(guī)范化簡稱。 印發(fā)時間：是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日。印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。
注：翻印文件的說明同印刷說明大體相同，但翻印秘密文件時須經(jīng)制發(fā)機關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)，翻印后要向原發(fā)文機關(guān)備案，上級機關(guān)翻印下屬機關(guān)文件可不受此限。版記部分三個項目的含義、標(biāo)注位置及標(biāo)注方法，每個項目之間都要用與版心等長的間隔橫線隔開。版記部分—雙稱“文尾“置于公文最后一頁，版記頁面的最后一個要素置于最后一行。
三、公文的特定格式：1）信函格式 2）命令格式 3）會議紀(jì)要格式
公文的排版形式與裝訂要求
一、公文的排版形式
公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。
包括：公文版頭設(shè)計，版面安排，字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。
1988年9月國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：
公文排版的有關(guān)問題：
1）公文用紙尺寸與規(guī)格： 國際A4：長297mm、寬210mm
2）公文的書寫形式：一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排。（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識方法：第一級用：一、二、三…第二級用：（一）、（二）、（三）……第三級用：1 、 2、3、……第四級用：（1）、（2）、（3）
3）字體字號的選用：一般按發(fā)文機關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。
發(fā)文機關(guān)標(biāo)識使用小標(biāo)宋，紅色標(biāo)識；大標(biāo)題2號宋體，小標(biāo)題3號宋體；秘密等級，緩急時限、主題詞和各標(biāo)記字符或其他重點推薦使用3號黑體；一般的公文發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文時間、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)說明使用3號仿宋；簽發(fā)人姓名用3號楷體。
4）排版規(guī)格：正文用3號仿宋，每面22行，每行28個字。
5）制版要求，版面干凈，字跡清楚，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不差過一毫米。
6）印刷要求，雙面印刷、頁碼套正，兩面誤差不超過2毫米。
二、公文的裝訂要求 ：公文一律左側(cè)裝訂、不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。
公文的稿本
一、公文的稿本
1、公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。 草稿是指內(nèi)容和和文字表述都還未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。草稿的特點：尚未定型、非 正式、無效力。公文文稿按修改次數(shù) 可分為：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行點可分為：討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿。
2、定稿又稱“原稿、底稿、正稿”是指草稿經(jīng)過修改、審閱、，并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿， 是機關(guān)制發(fā)文件的惟一可靠的標(biāo)準(zhǔn)稿本。
定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標(biāo)記，經(jīng)會議批準(zhǔn)通過的定稿有會議批準(zhǔn)通過的情況的記載。
二、公文的文本
同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
公文文本按不同用途可分為：1）正本：根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。（特點：蓋有發(fā)文機關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署，以證實文件的效力）2）副本：凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽抄的其他稿本稱為副本，副本又稱抄本。（作用：代替正本供傳閱、參考和備查使用）3）存本：公文的存本，是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。（特點：根據(jù)正本印制甚至同時印制出來，除印章或簽署外，具有正本同樣的文件格式和附加標(biāo)記。存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機關(guān)以備查考之用，副本有正本一樣的效用。）4）修訂本：是對已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實行一段時期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進行修改補充的的文本，從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。5）試行本、暫時本：文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面。大多用于一些法律、法規(guī)類文件，在制發(fā)機關(guān)認(rèn)為文件內(nèi)容還不十分成熟，還必須經(jīng)過一定時期實踐檢驗，再行修訂時所使用的。6）各種文字文本：包括二層意思：一是少數(shù)民族地區(qū)，發(fā)文往往是同一份文件使用漢字文本和少數(shù)民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本兩種文本具有同等效力。
公文的行文規(guī)范
公文的行文規(guī)范的意義：為了充分發(fā)揮這些公文的現(xiàn)實效用，機關(guān)文書部門必須按照黨和國家有關(guān)文書工作的文件規(guī)定或準(zhǔn)則來規(guī)范其行文，以保證機關(guān)行文和對公文辦理的有條不紊地進行，從而維護機關(guān)工作的正常秩序，提高機關(guān)的辦事效率。
公文的行文規(guī)范：按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護機關(guān)之間的行文秩序。
公文的行文關(guān)系
公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括：行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。
公文的行文關(guān)系：是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)之間的文件授受關(guān)系。
一、確定行文關(guān)系原則：1）國家行政機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍 ；2）黨的各級機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍
二、 機關(guān)之間行文關(guān)系的劃分
★黨政機關(guān)的行文關(guān)系從隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍可分為：
1、同一系統(tǒng)的機關(guān)，既有上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，又有下級被領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，上下級機關(guān)之間，構(gòu)成領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。 —使用“上行文”“下行文”
2、上級業(yè)務(wù)主管部門和下級業(yè)務(wù)部門之間具有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)關(guān)系?！褂谩吧闲形摹薄跋滦形摹?
3、非同一系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低、既無領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又無上下級業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)關(guān)系，它們僅僅是一般性關(guān)系，或稱不相隸屬關(guān)系?！褂谩捌叫形摹?
4、 同一系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的關(guān)系，屬于平行關(guān)系?！褂谩捌叫形摹?
公文的行文方向與方式
★行文方式根據(jù)機關(guān)工作的需要分為：
1）下行文：是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對報屬下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。
（根據(jù)發(fā)文不同上的和要求分為：1、逐級下行文 ：是指采取逐級下達(dá)或者只對直屬下級機關(guān)下達(dá)的一種行文方式。 2、多級下行文：是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)工作需要，同時下達(dá)幾級機關(guān)的一種行文方式。 3、直達(dá)基層組織和群眾的下行文：是指黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)直接發(fā)到最基層的黨政組織或者直接傳達(dá)到人民群眾的一種行文方式。）
2）上行文：是指下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。（根據(jù)發(fā)文機關(guān)的實際工作需要分為：1、逐級上行文：是指下級機關(guān)直接向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一種行文方式。是上行文最基本最常用的一種方式 2、多級上行文：是指下級機關(guān)同時向自己的直屬上級機關(guān)或更高級的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一種行文方式。 3、越級上行文：是指在非常必要的時候，下級機關(guān)可以越過自己的直接上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，各更高一級的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)直至中央的一種行文方式。）
3）平行文：是指同級機關(guān)、或不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)、部門、單位之間的一種行文。
公文的行文規(guī)則
行文規(guī)則：是指機關(guān)行文必須遵守的具體規(guī)定或準(zhǔn)則。
★公文行文規(guī)則：
1）注意隸屬關(guān)系尊重機關(guān)職權(quán)； 2）大力精減文件嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍； 3）一般情況黨政機關(guān)不得越級行文
4）牽涉幾個部門的問題，部門間要先協(xié)商一致或經(jīng)上級裁決，然后向下行文； 5）行文必須正確確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)
6）主送機關(guān)與公文文種要相互呼應(yīng)； 7）關(guān)于聯(lián)合行文的問題； 8）關(guān)于請示的行文問題 9）關(guān)于各級黨政機關(guān)辦公廳室的行文問題； 10）經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行
機關(guān)法定公文的寫作
一、命令（令）概述
1、命令：簡稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。
2、適用范圍：適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤消下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。（《辦法》）
3、哪些領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)有權(quán)發(fā)布命令？
(1)中華人民共和國主席；(2)國務(wù)院；(3)國務(wù)院所屬各部、各委員會；(4)縣級以上各級人民政府；(5)鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)的人民政府。
二、★命令的特點：1）權(quán)威性(1)主體：鄉(xiāng)以上級別的國家權(quán)力機關(guān)的執(zhí)行機關(guān)。⑵ 內(nèi)容：具有不可更改性。
2）指揮性 3）強制性
三、最常用的命令類型：1）公布令：也可稱發(fā)布令或頒布令，適用于國家公布法律，國家行政機關(guān)發(fā)布根據(jù)法律制定的行政法規(guī)和規(guī)章。 2）行政令 ：是國家行政機關(guān)為實行重大強制性行政措施而發(fā)布的命令。 3）嘉獎令：是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為獎勵有突出貢獻的人員或集體而發(fā)布的命令。 還有任免令、動員令 、戒嚴(yán)令、通輯令、特赦令
四、★命令（令）的寫作 要求：1）必須根據(jù)憲法法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；2）要注意各類型命令的共同點不不同點； 3）語言要準(zhǔn)確、凝煉、莊重、有力。
命令的內(nèi)容：單一、一文一事，篇幅較短。命令的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、編號、正文、簽署四部分組成。
標(biāo)題一般可以：1、發(fā)文機關(guān)加事由+文種 2、發(fā)文機關(guān)（領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)）+文種 ；
編號方法：一種是單獨編號（央政府和國家首腦）；另一種不是單獨編號（地方政府）各類命令（令）的寫法：
① 公布令寫法：要說明公布什么法規(guī)，什么機關(guān)什么時候通過，什么時間開始施行。必須把法規(guī)全文放在命令之后同時公布。 ② 行政令寫法：正文一般由命令原由、命令事項、執(zhí)行要求三部分組成。③嘉獎令寫法：正文一般由先進事跡、嘉獎內(nèi)容、號召三部分組成。
★行政令正文的寫法：1）由命令原由、命令事項、執(zhí)行要求組成
2）命令原由放在正文開頭，用一兩句話說明發(fā)布此命令的必要和重要性
3）命令事項是行政令的主要部分，應(yīng)把要做什么不能做什么交待清楚，常用分條列舉，使行文清晰。
4）執(zhí)行要求放在正文最后，說明執(zhí)行命令過程中的特殊要求，有時還說明獎懲措施?？蓡为毘啥我部勺鳛槊钍马椀淖詈笠豁椑?。
★嘉獎令正文的寫法：1）由先進事跡、嘉獎內(nèi)容、號召組成
2）先進事跡放在正文最前面，扼要清楚地說明受嘉獎人的功績
3）嘉獎內(nèi)容說明給予受嘉獎人怎樣的獎勵
4）號召表達(dá)發(fā)布命令者對于有關(guān)人員的期望，向受嘉獎人學(xué)習(xí)什么。
議 案
一、議案概述
1、議案：是有議案提出權(quán)的機構(gòu)或人民代表，向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會，提請審議事項的建議性公文。
2、適用范圍：是國家權(quán)力機關(guān)的有關(guān)機構(gòu)及人員以及人民代表。
二、議案的特點：1）行文關(guān)系及辦理程序的法定性 2）行文內(nèi)容的單一性和可行性
①議案內(nèi)容必須單一，一個議案提請審議一個事項。 ②提交會議審議的事項，必須是成熟的，可以實施的。
三、議案的類型： 1）由職能機構(gòu)提出的議案（職能機構(gòu)：主要指國家權(quán)力機構(gòu)的辦事或執(zhí)行機構(gòu)。如全國人大主席團、全國人大常委會、全國人大各專門委員會、國務(wù)院、中央軍事委員會、最高人民法院、最高人民檢察院） 2）由人民代表提出的議案
四、議案寫作注意事項：1）提出的問題重要且已具備解決的條件 2）要注意提出的權(quán)限和時限 3）要注意行文格式和辦理程序
標(biāo)題：由提議案人、議案內(nèi)容、文種三部分組成；正文：要說明提出議案的理由及具體內(nèi)容。
議案的簽署：提案人可以是機關(guān)，也可以是機關(guān)首腦。議案的辦理運作程序和一般公文有所不同，所以議案沒有發(fā)文號。
議案審議表格：一般包括編號、案由、提議案人、議案內(nèi)容、審議結(jié)果等部分。
決定 決議
一、決定
1、決定：是黨政機關(guān)對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。適用：對于重要事項或者重大行動作出決策和安排。
2、決定的特點：1）內(nèi)容重要 2）政策性強 3）有約束力
3、決定的類型：1）指揮型：對重要事項和重大行動作出決策或部署，其特點是影響大，指揮和導(dǎo)向作用明顯。 2）個案型 ：對某些性質(zhì)重要、影響較大的個人或事件作出決定，目的是引起注意或警惕，擴大正面影響，縮小消極影響。 3）知照型：有些事情比較重要，需要讓大家知道，用決定的形式公布只是“廣而告之”的意思，并不需要大家都去實施
4、★決定的寫作方法：1）決定的標(biāo)題，由決定機構(gòu)、事由、文種構(gòu)成，在標(biāo)題下面用括號標(biāo)出決定日期，有的還標(biāo)明由什么會議通過 2）決定的正文，三種類型的決定寫法不同：①指揮性，由決定理由、決定事項、執(zhí)行要求組成，事項清楚、執(zhí)行要求明確，具體行文，理由要簡明扼要，事項和執(zhí)行要求，可分開或一起寫，視情況定。②個案性，由決定理由（個案事實分析）、決定事項、期望要求組成，事實分析要清楚，期望要求要具體。③知照性，正文寫作較簡單，把需要“廣而告之”的決定事項例出就行，決定根據(jù)或理由，可不說，有的需說明一下。 3）決定的文字要準(zhǔn)確、鮮明、簡潔以便領(lǐng)會執(zhí)行。
二、決議：是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指揮性公文。
1、★決議的特點：1）表達(dá)群體意志 2）權(quán)威性和約束力。適用：用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。
2、★決議的類型：1）決策部署型，是重要問題經(jīng)過會議充分研究討論后作出的決議，內(nèi)容多半是分析問題的性質(zhì)，提出解決問題的辦法，部署今后的行動。 2）結(jié)果公布型，是重要會議往往通過一系列決議，有些決議需要公布于眾，這些決議有的簡單，只要說明會議通過了什么，有的詳細(xì)，還要說明會議對事項的看法等。
3、★決定和決議的異同：
共同點：1）都是下行的指揮性公文，在內(nèi)容方面接近，側(cè)重于對重要事項的決策；
2）在文字表達(dá)方面都要求準(zhǔn)確、鮮明、簡潔。
不同點：1）形成的程序不完全一樣 （決議必須由會議通過，而決定可以由會議作出，也可以由領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)在職權(quán)范圍內(nèi)作出。） 2）內(nèi)容的范圍不盡相同 （決議多半針對全局性問題作出決策；決定既可解決全局性問題，也用以解決具體問題。）3）發(fā)布形式略有不同（決議以會議名稱發(fā)布；決定也可以會議名稱發(fā)布，但多半以機關(guān)名稱發(fā)布。）
指示 意見
一、指示：是上級機關(guān)對下級機關(guān)指工作的公文。
★指示的特點：1）針對性 2）原則性
★指示的類型：按照指示內(nèi)容涉及的范圍，可分：1）涉及全局問題，帶普遍性的指示 2）涉及局部問題，帶有特殊性的指示
★指示的寫作：1）指示標(biāo)題由發(fā)文單位、事由、文種三部分組成。（如工作特別緊急，則可用“緊急指示”）
2）指示 正文一般由指示根據(jù)、指示事項、執(zhí)行要求三部分組成。根據(jù)包括理論根據(jù)、政策根據(jù)、現(xiàn)實根據(jù)等文字要精練扼要，突出主要根據(jù)。指示事項和執(zhí)行要求要寫得具體明白，使下級能正確領(lǐng)會、執(zhí)行。總得說要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰
二、意見 ：是黨政機關(guān)對重要事項發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件
1、意見的類型：意見都是對重要事項發(fā)表見解，但由于發(fā)表見解機構(gòu)的地們不同，因而意見的類型也有二種。
1）直接指導(dǎo)性 2）批轉(zhuǎn)執(zhí)行型
2、意見的寫作： 注意內(nèi)的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表達(dá)條理要清晰。
1）意見標(biāo)題：一般也是發(fā)文單位加事由加文種。但如經(jīng)上級機構(gòu)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，則上級多半用“通知”的形式下達(dá)，而將“意見”全文附在后面。
2）意見正文：一般根據(jù)意見的多少，分部分或分條分點闡述，其第一部分或第一點，多半是提出意見的現(xiàn)實依據(jù)。后面部分則是對工作的具體要求及實施的細(xì)則、步驟、方法等。意見的內(nèi)容，要原則而不空洞，具體而不瑣細(xì)，要讓下級知道怎么做，但又不致束縛下級的創(chuàng)造性。
公告 通告 公報
一、公告 通告
1、公告、通告概述
公告，是機關(guān)、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。 通告，是機關(guān)、團體在一定范圍內(nèi)公布事項的告知性文件。
2、★公告通告的特點和差異：1）發(fā)布的公開性,內(nèi)容都是公開的，發(fā)布的目的是要讓大家知道或遵守。差異在發(fā)布的范圍不相同，公告涉及范圍廣通常通過新聞媒體向全世界發(fā)布，通告的范圍小，可通過新聞媒體發(fā)布，也可只在一定范圍內(nèi)張貼公布 2）事項的重要性，公告和通告是代表政府或一定的機構(gòu)發(fā)布的，其內(nèi)容涉及較多群眾，因而必須是重要的事情才可以使用公 告、通告的形式發(fā)布。一般公告公布的，都是比較重大的事情；通告公布的，則次于公告。
3）操作的嚴(yán)肅性，公告由國家各級政權(quán)機構(gòu)發(fā)布，涉及地方法規(guī)的，必須由省級以上人民代表大會準(zhǔn)備，一般機關(guān)團體不得隨意發(fā)布公告。公告和通告均內(nèi)容重要而涉及面廣，因而操作時必須嚴(yán)肅，要嚴(yán)格按章辦事。
3、公告和通告的類型，按其內(nèi)容的性質(zhì)，都可以分為：
1）涉及法定事項的公告、通告—有關(guān)人員必須遵守2）知照性公告、通告—“廣而告之”不需要遵守或執(zhí)行
4、公告、通告的寫作：
1）符合權(quán)限，一事一告；2）內(nèi)容明確，語氣莊重；3）注意格式：① 公告、通告標(biāo)題的四種形式：發(fā)文單位加事由加文種、發(fā)文單位加文種、事由加文種、只有文種名稱②正文：只要把公布事情扼要寫出。③署名和日期：一般放在全文最后的右下方，但如果標(biāo)題部分已顯示，則最后可以不再另署。
二、公報：是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件
1、公報的特點：1）具有內(nèi)容的公開性和重要性 2）發(fā)布機關(guān)的權(quán)威性
2、公報和公告的區(qū)別：1）從發(fā)布機關(guān)來說，黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)多用公報，政府機關(guān)多用公告；2）從內(nèi)容來主，宣布單獨事件多用公告，發(fā)布會議情況、談判情況、統(tǒng)計情況等多用公報。宣布要有關(guān)人員遵守的法定事項，用公告而不用公報。
3、★公報的類型：1）會議公報，用以公布黨的重要會議召開的情況及會議所作的決定；2）統(tǒng)計公報，發(fā)布國民經(jīng)濟和社會發(fā)展各方面情況的統(tǒng)計數(shù)字；3）外交公報，涉及兩個或兩個以上國家的政府、政黨、團體等在會談或交往后發(fā)表的文件，主要公布會談各方面的觀點及取得的共識
4、★公報的寫作：不同類型的公報，寫作時要注意的側(cè)重點有所不同：1）會議公報因發(fā)布目的不同而有不同的寫法 ，如目的是公布會議結(jié)果，只要簡明扼要說明最后結(jié)果就行了；如目的是傳達(dá)會議精神，就要根據(jù)會議內(nèi)容，作詳細(xì)的分析闡述。2）統(tǒng)計公報必須由國家各級統(tǒng)計部門或國家指定的機構(gòu)發(fā)布，任何機構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性統(tǒng)計數(shù)字。統(tǒng)計公報以發(fā)布各種數(shù)據(jù)為主，其內(nèi)容一定要科學(xué)、準(zhǔn)確。 3） 外交公報涉及對外關(guān)系，其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。其內(nèi)容涉及各方的觀點和承諾，行文要十分準(zhǔn)確和莊重。
通知
一、 通知：是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。
1、通知是一促使用面積廣,以下行文為主也可以是平行的公文種。 通知是機關(guān)使用最頻繁的公文文種。
2、通知的用途：1）上級機關(guān)對下級機關(guān)通知應(yīng)該知道或辦理的一般事項；2）發(fā)布某些行政法規(guī)或?qū)ο录墮C關(guān)工作指示，不適宜于命令或指示發(fā)布；3）國務(wù)院和各部各委員會及地方各級委員會的秘書工作部門轉(zhuǎn)達(dá)它的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的會議通過的文件和領(lǐng)導(dǎo)上的指示；4）平行機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)之間互相通知需要知道的事項
二、★通知的類型：
1）發(fā)布性通知，用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度；2）批轉(zhuǎn)性通知，用于上級機關(guān)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文（如請示、報告等）給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行；3）轉(zhuǎn)發(fā)性通知，用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文給所屬有關(guān)人員，讓他們周知或執(zhí)行；4）指示性通知，用于上級機關(guān)指示下級機關(guān)如何開展工作；5）任免性通知，用于任免和聘用干部； 6）事務(wù)性通知，用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達(dá)給有關(guān)機構(gòu)或群眾。
三、★通知的寫作：
1）標(biāo)題，多采用發(fā)文單位+事由+文種、事由+文種兩種形式。簡單的事務(wù)性通知，標(biāo)題也可只寫“通知“二字。
2）正文，不同類型寫法不同：①發(fā)布性通知只要寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行就可。②批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，簡單的只要寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行，多數(shù)情況下發(fā)文單位要對原文件發(fā)表一下意見，最好另起一段，內(nèi)容是對原文件的評價、對貫徹執(zhí)行提出的要求和希望。③請示性通知：寫法相對比較復(fù)雜。大凡指示下級做一件工作，應(yīng)把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚。指示性通知正文框架：先用一段或幾段說明為什么要做這件工作，相當(dāng)于引言；工作內(nèi)容和工作要求一般結(jié)合起來寫，內(nèi)容多的要分條列出；最后一段或一條相當(dāng)于小結(jié)，對受文單位提出總的要求和希望。④任免性通知，一般只要寫明什么權(quán)力機關(guān)任合或免去什么人擔(dān)任什么職務(wù)就行。⑤事務(wù)性通知，只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行。事務(wù)性工作較瑣細(xì)，寫作時要十分仔細(xì)。
3）其他事項：1、一般在正文前左上角寫受文機關(guān)，在正文后右下角寫發(fā)文機關(guān)和發(fā)文日期。2、少數(shù)通報情況的通知，或受文面極廣的通知，可不寫受文單位名稱。3、緊急通知一般要在標(biāo)題標(biāo)明事由和“緊急通”字樣，并在正文中說明發(fā)出的原因。
通報
一、通報：是在一定范圍內(nèi)表彰先進、批評錯誤，傳達(dá)事項的告知性文件。表彰先進、批評錯誤是通報的主要功能也是特有功能。
二、通報的特點：1）周知性 ：在發(fā)文范圍內(nèi)所有人都知道。 2）指導(dǎo)性：通報對讀者的思想、行為有指導(dǎo)、導(dǎo)向作用。
三、★通報的類型：1）表彰先進型：用于表彰個體或集體 的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應(yīng)該向他們學(xué)習(xí)什么。 2）批評錯誤型：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質(zhì)，指明應(yīng)該吸取的教訓(xùn)。 3）傳達(dá)事項型：用于將領(lǐng)導(dǎo)掌握的精神或情況傳達(dá)給下屬，以便在開展工作、處理問題時能做到心中有數(shù)。
四、通報的寫作（通報的格式與通知差不多）
1、標(biāo)題：“發(fā)文機關(guān)加事由加文種”或“事由加文種”。
2、署名和日期： 一般放在正文之后的右下角
3、受文者名稱：放在正文之前的左上角。
4、正文：不同類型有不同寫法。
(1)表彰先進型：一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定、分析先進思想、指明如何向先進學(xué)習(xí)四個步驟。
(2)批評錯誤型：應(yīng)把批評根據(jù)、錯誤事實、處分決定、錯誤性質(zhì)、善后辦法五個方面寫清楚。
(3)傳達(dá)事項型：一般由兩部分組成，一部分是通報事項的情況或者精神，包括對事項的分析，如它的性質(zhì)、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或者要多少，視實際需要決定。
報告
一、報告，是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作情況的陳述性公文。報告主要作用是上下溝通。
二、★報告的特點：1）重陳述 2）有主見
三、★報告的類型：
1、按內(nèi)容涉及的范圍可分為：
1）綜合報告：多屬例行報告；2）專題報告：就某件事或某個問題專門定的報告，多半是不定期的，根據(jù)實際情況的需而撰寫。
2、按行文的目的不同可分為：1）呈報性報告：行文目的單純，就是將有關(guān)情況報告上級，讓上級知道。（一般匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問的報告多屬此類） 2）呈轉(zhuǎn)性報告：行文目的不僅僅是匯報，它還要求上級機關(guān)在同意報告的情況下，將報告批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)單位執(zhí)行。
四、★報告寫作要求：1）陳述事實要清楚扼要 2）表達(dá)觀點要精練清晰 3）語言要簡潔樸實
請示，是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報請性公文
五、報告的格式（較簡單）
1、標(biāo)題多由“事由加文種”形式。 2、正文之前寫受文單位；正文之后署發(fā)文單位和日期。
請示
一、請示的概述 請示：是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報請性公文。
二、★請示的特點：
①超前性：請示必須是在辦事之前。②說明性：請示的目的在向上級說明情況，請求幫助。③單一性：必須“一文一事”。
三、請示的類型：1）請求批準(zhǔn)類 2）請求幫助類 3）請求批轉(zhuǎn)類
四、 ★請示寫作要求：—請示內(nèi)容單一，目的較單純
1、★要遵守行文規(guī)則：1）請示應(yīng)當(dāng)一文一事；2）請示一般寫一個主送機關(guān)，如需要同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但
不得同時抄送下級機關(guān)；3）一般不得越級請示，因特殊情況應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)；4）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。
2、理由要充分、要求要合理。
3、格式要正確，語言要得體。①標(biāo)題：一般用“事由加文種”形式。（不能只寫“請示”二字）；② 正文：多半按請示理由、請示事項、結(jié)束語的順序?qū)?。（請示理由?yīng)自成段落）；③ 正文之前寫受文單位，正文之后署發(fā)文單位和日期。（語言要得體）
批復(fù)
一、批復(fù)：是答復(fù)下級機關(guān)請示事項的指示性公文。
二、★批復(fù)的特點：1）針對性 ：針對“請示”這一文種，針對請示的機關(guān)，針對請示的問題。 2）指導(dǎo)性：批復(fù)針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級的工作有指導(dǎo)、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復(fù)。
三、★批復(fù)的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準(zhǔn)和請示幫助兩個方面，批復(fù)可分為兩類：
1）表態(tài)性批復(fù)，主要是答復(fù)請求批準(zhǔn)類的請示，或同意，或不同意。同意的不必說理由，不同意的一般略說理由。
2）指示性批復(fù)，針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導(dǎo)下級工作的性質(zhì)。
四、★批復(fù)寫作要求：1）要先回應(yīng)后批復(fù) 2）態(tài)度要鮮明，措辭要明確 3）要及時批復(fù)
函
一、函：是機關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。一般用于平行機關(guān)和不相隸屬的機關(guān)，但有時也可用于上下級之間的交往。
二、★函的特點：1）形式靈活，適應(yīng)性強 ； 2）務(wù)實性強。
三、★函的類型：1、商洽函：用于機關(guān)之間商洽工作、討論問題?！糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān)。
2、問復(fù)函：用于機關(guān)之間提出詢問和答復(fù)詢問?！糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān)，也可用于上下級之間的交往。
3、請準(zhǔn)函：用于向沒有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)?！糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān)。
4、知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關(guān)的機構(gòu)?！糜谄叫袡C關(guān)和不相隸屬的機關(guān)，也可用于上下級之間的交往。
四、★函的寫作要求—格式與寫法，與一般書信基本相同：1）一事一函，直陳其事；2）語言要平實、親切、自然。
五、函的格式： 函的正文，一般由緣由、事故、結(jié)語（表達(dá)發(fā)函者的愿望）三部分組成。
會議紀(jì)要
一、會議紀(jì)要：是記載會議情況和精神用以公布或傳達(dá)的紀(jì)實性文件。會議紀(jì)要要出現(xiàn)于民國末年。
二、★會議紀(jì)要的特點：
1、紀(jì)要性：把會議的主要精神和議定事項，經(jīng)歸納整理。表述出來，而不涉及會議的一般過程，議而未決的事項。
2、約束性：反映統(tǒng)一精神和議定事項的會議紀(jì)要，對與會者和有關(guān)人員，具有約束力。
3、知照型：公開發(fā)表或內(nèi)部交流的會議紀(jì)要，可以讓群眾或有關(guān)人員了解會議情況。
三、會議紀(jì)要的類型：1）決議性會議紀(jì)要；2）協(xié)議性會議紀(jì)要；3）研討性會議紀(jì)要。
根據(jù)會議的性質(zhì)和擬寫會議紀(jì)要的目的，可分三大類：
1、決議性會議紀(jì)要：多半是有一定權(quán)力的機構(gòu)召開的研究工作的會議，紀(jì)要記載會議的主要精神和決議事項，可以作為傳達(dá)和部署工作的依據(jù)，對今后工作的指導(dǎo)意義。—是最為常見的紀(jì)要。
2、協(xié)議性會議紀(jì)要：由代表不同方面的不同機構(gòu)聯(lián)合召開的商討共同關(guān)心問題的會議，紀(jì)要主要記載各方取得的一致辭意見，對各方今后的工作有約束力。這種會議紀(jì)要具有協(xié)議書、意見書性質(zhì)。
3、研討性會議紀(jì)要：研討問題或交流情況、經(jīng)驗的會議，各抒已見，不需要統(tǒng)一意見，不需要作決議，經(jīng)要只要把各方的主要觀點、意見或情況記下就可以。
四、會議紀(jì)要的寫作：
1、會議紀(jì)要一般是在會議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。
2、會議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會議名稱加文種”，但中間可以省去“會議”二字。
3、會議紀(jì)要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三個部分。
4、 會議紀(jì)要由會議主持機關(guān)撰寫，可以在最后署機關(guān)名稱和撰寫日期。也可只在正文中寫出主持機關(guān)，不另外署名。
第3點的★會議紀(jì)要的正文寫法：1）正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三部分；2）會議概況介結(jié)開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等，其詳略視實際需要決定，應(yīng)盡可能簡要，一般放在正文開頭，有時可移至正文最后； 3）會議內(nèi)容是主要部分，介結(jié)會議討論和決定的主要事項，要寫得觀點鮮明、主題突出、內(nèi)容充實、不可出現(xiàn)漏缺，常見有綜合歸納和分項例舉兩種寫法；4）結(jié)束語是小結(jié)，往往對與會者、下級機關(guān)、有關(guān)群眾提出一些希望和要求。
條列 規(guī)定
一、條例，是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作活動、行為等的法規(guī)性公文。
條例的類型：1）黨的中央機關(guān)制定的條例 ：知用于規(guī)范全黨的工作、活動和黨員行為。 2）國家行政機關(guān)制定的條例 ：適用于規(guī)范全國性的某一方面的工作。3）地方權(quán)力機關(guān)制定的條例：適用于規(guī)范地方某一方面的工作。
二、規(guī)定，是各級黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。
規(guī)定的類型：1）黨內(nèi)規(guī)定 ：由黨的中央機關(guān)制定，適用于對黨內(nèi)某一方面的工作作出的規(guī)定。 2）法規(guī)性規(guī)定：由有條件制
定法規(guī)的機構(gòu)制定，適用于對某一方面的行政工作或某個地方的某項工作作出的規(guī)定。 3）一般性規(guī)定：機關(guān)團體對某些工作作出的具體規(guī)定，不屬法規(guī)性質(zhì)，但在一定范圍內(nèi)的規(guī)范作用。
三、條例和規(guī)定的寫作：條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有“章條式”和“條款式”兩種
1、★草擬條例和規(guī)定的原則：1）堅持四項基本原則，為改革開放，搞活社會主義現(xiàn)代建設(shè)服務(wù) 2）符合憲法和法律，符合黨和國家的路線方針政策 3）從實際出發(fā)，實事求是 4）貫徹民主集中制，充分發(fā)揚民主
2、起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進行清理，如果現(xiàn)行的法規(guī)將被起草的法規(guī)所代替，必須在草案中寫明予以予廢止。3、條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達(dá)，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。 章條式”適用于內(nèi)容比較復(fù)雜的；“條款式”適用于內(nèi)容比較簡單的。4、語言要準(zhǔn)確、嚴(yán)密。
機關(guān)其他常用文書的寫作
規(guī)章類文書
一、規(guī)章類文書：是規(guī)范工作、活動、行為等的規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位及各類組織機構(gòu)。
1、規(guī)章類文書包括：條例、規(guī)定、辦法、實施細(xì)則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等文種。
2、★規(guī)章文書的特點：1）具有內(nèi)容的規(guī)范性；2）執(zhí)行的強制性；3）制定的程序性：①內(nèi)容的規(guī)范性：是指規(guī)章類文書是為了規(guī)范特定范圍、特定方面的工作、活動、行為而制定的，它是辦事的準(zhǔn)則、活動的依據(jù)、行為的規(guī)范。 ②執(zhí)行的強制性：是指規(guī)章制度一經(jīng)確定并公布實施，有關(guān)人員就必須遵守、不能有特殊例外者，不能任意解釋或變通 。 ③制定的程序性：是指規(guī)章類文書從草擬、確定到公布實施，應(yīng)按一定的程序進行。
二、規(guī)章類文書的寫作四種類型
1、辦法：對某一項行政工作作出比較具體的規(guī)定。—辦法和條例、規(guī)定一樣，同屬行政法規(guī)。（屬行政法規(guī)）
辦法的內(nèi)容應(yīng)：具體、周全、便于操作。多條款形式。
2、實施細(xì)則：是實施法律、法規(guī)的細(xì)小規(guī)則，它多半是主管總門針對實施法律、法規(guī)時已經(jīng)或者可能出現(xiàn)的種種問題而制定的規(guī)則。目的：是加強法律、法規(guī)的可操作性，保證法律、法規(guī)的順利實施。寫法：一般也是“章條式”或“條款式”，但每一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實施細(xì)則。
實施細(xì)則與法律、法規(guī)的聯(lián)系和區(qū)別： ①區(qū)別為：法律、法規(guī)必須概括；實施細(xì)則必須具體，便于操作。②聯(lián)系為：實施細(xì)則的內(nèi)容必須和法律、法規(guī)的有關(guān)條款相對應(yīng)。
3、章程：是一定組織機構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書。
章程的種類： ① 組織章程：系統(tǒng)闡明一個組織的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)、成員、機構(gòu)、活動方式、經(jīng)費來源等。
② 辦事章程：是為了辦理某項工作而制定的規(guī)章制度。
章程的形式：“章條式”—政黨、較大的社會團體的章程多采用； “條款式”—機構(gòu)較小、涉及事務(wù)不很多的章程采用。
4、守則：是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則。 寫作要求：簡短、精練、易記。
計劃類文書
一、計劃類文書，是機關(guān)團體為達(dá)到某一目標(biāo)或完成某一任務(wù)，對目標(biāo)達(dá)到、任務(wù)完成前特定時段工作的設(shè)計和安排。
計劃類文書包括規(guī)劃、綱要、計劃、安排等文種
★計劃類文書的作用：1）下情上達(dá) ：下級機關(guān)通過上報工作計劃，可以得到上級機關(guān)的指導(dǎo)和幫助，減少完成計劃過程中的困難。有些工作超出本身權(quán)限的，更需要上級機關(guān)批準(zhǔn)后才能實施。 2）上情下達(dá)：上級機關(guān)把自己的工作計劃告訴下級機關(guān)，可以起宏觀調(diào)控的作用，使下級機關(guān)能根據(jù)全局的計劃，安排好自己那部分工作。 3）統(tǒng)一自身步調(diào)：機關(guān)單位通過對本單位工作計劃的討論和制定，可以使全體成員思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，共同為完成計劃貢獻自己的力量。
二、★計劃類文書的特點：1）目標(biāo)的前瞻性：任何工作計劃都有一個需要完成的預(yù)期目標(biāo)，這目標(biāo)不是任意確定的，它必須服從更長遠(yuǎn)的奮斗目標(biāo)。 2）操作的預(yù)想性：工作計劃必須有實現(xiàn)目標(biāo)的步驟和措施，這些步驟和措施，是根據(jù)主觀和客觀條件，借鑒自己和別人以往的工作經(jīng)驗，設(shè)計出來的，它應(yīng)當(dāng)具有可操作性，同時又具有尚未經(jīng)實踐檢驗的預(yù)想性質(zhì)。
三、★計劃類文書的類型：根據(jù)完成期限、內(nèi)容側(cè)重、具體作用的不同，分三大類
1、規(guī)劃類：實現(xiàn)目標(biāo)的期限較長，往往是五年以上。內(nèi)容側(cè)重在工作的指導(dǎo)方針、努力方向，工作的實施步驟和重要措施等。作用主要是針對全局工作作略性、方向性的規(guī)定，以指導(dǎo)局部的、短期的各項工作。
文種名稱常用：規(guī)劃、發(fā)展規(guī)劃、遠(yuǎn)景規(guī)劃、綱要、發(fā)展綱要等。
2、計劃類：實現(xiàn)目標(biāo)的期限較規(guī)劃短，以年度計劃和一年以內(nèi)的短期計劃為多。 計劃類文種一般都叫“計劃”
3、安排類：指較短時間段內(nèi)對工作的具體安排。它的內(nèi)容具體、細(xì)致、執(zhí)行和檢查均極方便。
計劃類文書的格式以“條款式”和“表格式”最為多見，以也條款式和表格式結(jié)合使用的
四、★計劃類文書寫作要求：1）分析情況要認(rèn)真細(xì)致一定要吃透三方面情況： ①大環(huán)境的形勢及要求，包括全國、本地區(qū)、本系統(tǒng)的發(fā)展形勢及對本單位提出的要求； ② 主觀條件，指本身人力、物力、財力情況及可挖掘潛力； ③客觀條件，指上級和其他部門可能給予的的幫助。 2）確定目標(biāo)要實事求是 3）措施步驟要切實可行 4）條目要分明，語言要簡潔① 標(biāo)題 ：由機關(guān)名稱、適用時間、內(nèi)容類別、文種名稱四部分組成。②正文格式：多用”條款式”或“表格式”。
五、完整的計劃包括：1）現(xiàn)狀分析；2）目標(biāo)和任務(wù)；3）主要措施；4）實施步驟；5）執(zhí)行要求計劃正文的格式以“條款式”或“表
格式”最為多見，也有條款式和表格式結(jié)合使用的，條款式分條分點，眉目清晰；表格式一般用于說明任務(wù)分配，時間安排等內(nèi)容，其好處是一目了然。計劃的文字盡量簡潔，但表達(dá)要明確。
總結(jié)
一、總結(jié)，是機關(guān)團體在實施計劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進行概括及評估的文書。
總結(jié)與計劃關(guān)系：總結(jié)和計劃是相對應(yīng)的：計劃是工作之前擬定，用以指導(dǎo)工作；總結(jié)是工作之后進行，用以檢查計劃完成情況，認(rèn)識計劃執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，目的是提高執(zhí)行者的水平，以利今后的工作?？偨Y(jié)的作用：下情上達(dá)和提高自身。
二、總結(jié)的特點：1）回顧性：總結(jié)的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。 2）經(jīng)驗性：從工作中引出經(jīng)驗教訓(xùn)，為以后的工作提拱借鑒。
三、總結(jié)的類型：從內(nèi)容的涵蓋來分，可分兩種：1）綜合性總結(jié) ：是關(guān)系全局的總結(jié)，內(nèi)容涉及多方面的工作。
2）專題性總結(jié)：只就一個方面、一項工作，甚至一個問題進行總結(jié)，內(nèi)容比較單一。
四、★總結(jié)的寫作要求：1）回顧工作情況要實事求是 2）總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)要著眼未來 3）綱目要清晰，文風(fēng)要平實
標(biāo)題：常見有單行標(biāo)題和雙行標(biāo)題兩類。
正文：兩種寫法 1) “分層展開式”：是一種縱式結(jié)構(gòu)，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經(jīng)驗教訓(xùn)、今后努力方向五層內(nèi)容。 2) “綱目帶動式”：是一種橫式結(jié)構(gòu)，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動具體材料的陳述，內(nèi)容的幾個層次之間是并列關(guān)系。
調(diào)查報告
一、調(diào)查報告，是針對現(xiàn)實中發(fā)生的較重要的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報告。
★調(diào)查報告作用：主要是提供真實的社會情況，為制訂政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露陰暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)
二、★調(diào)查報告的特點：1）針對性強：即調(diào)查報告寫作的目的很明確，都是針對一定的現(xiàn)實問題定的。 2）紀(jì)實性強：調(diào)查報告的主要任務(wù)是提供與要解決的問題有關(guān)的事實，是真實的、確鑿的材料。
★什么情況需寫調(diào)查報告：1）社會普遍關(guān)注或需要引起社會關(guān)注的問題的調(diào)查，寫成后供傳媒發(fā)表 2）為領(lǐng)導(dǎo)重要決策服務(wù)的有關(guān)情況和信息的調(diào)查，寫成后供領(lǐng)導(dǎo)參考 3）為解決較復(fù)雜問題服務(wù)的專題調(diào)查，寫成后供有關(guān)人員參考
三、調(diào)查報告的類型：根據(jù)調(diào)查報告的性質(zhì)和作用分：1）新聞性調(diào)查報告 2）政務(wù)性調(diào)查報告 3）個案性調(diào)查報告
四、調(diào)查報告寫作要求：1）深入細(xì)致、客觀公平的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提；2）圍繞問題展示重要的、典型的材料是調(diào)查報告的主要任務(wù)；3）調(diào)查報告的標(biāo)題有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題
調(diào)查報告的格式
① 標(biāo)題：有公文式標(biāo)題和新聞式標(biāo)題兩種形式。 a.公文式標(biāo)題：“對象加內(nèi)容加文種”、“對象加文種”、“內(nèi)容加文種”三種形式。 b. 新聞標(biāo)題：有單行和雙行兩種。單行的形式有：直陳式、提問式、結(jié)論式等。 雙行的一般是正標(biāo)題點明主題或提出問 題，副標(biāo)題說明調(diào)查對象、內(nèi)容等。 標(biāo)題中如果沒有“調(diào)查報告”或“調(diào)查”字樣，發(fā)表時一般應(yīng)注明“調(diào)查報告”或“新聞?wù){(diào)查”。
② 正文：一般分前言、主體、結(jié)尾三個部分。 前言：陳述調(diào)查材料之前的說明，可以介紹調(diào)查對象，介紹調(diào)查的目的和過程，也可闡述調(diào)查的意義，甚至可以點明調(diào)查的結(jié)論。 主體：調(diào)查報告的主要部分，調(diào)查所得的材料和結(jié)論都放在這部分。結(jié)尾：調(diào)查報告全文的總結(jié)，或再一次強調(diào)結(jié)論，或提出建議與希望，或提出進一步思考的問題等。
講話類文書
一、講話類文書：是人們在各種特定的場合發(fā)言時所依據(jù)的各類文稿的總稱——是在公眾場合經(jīng)常使用的文書
二、講話類文書的類型： 根據(jù)講話的場合及主旨的不同，可分為三類：1）講話稿 ：是指各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上宣讀的文稿。 2）開幕詞：是在大會開始時，由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會會宣讀的闡明會議宗旨、說明會議議題、向與會代表提出希望的書面文稿?！哂兄笇?dǎo)性、方向性和基調(diào)性的作用。閉幕詞：是在大會結(jié)束時由主要領(lǐng)導(dǎo)人向大大會會宣讀的概括大會主人精神、總結(jié)大會成果、指出會后努力方向的文稿?！哂锌偨Y(jié)性、激勵性和評估性的作用。 3）歡迎詞：是對客人的到來表示熱烈的歡迎的一種講話類文書。歡送詞：是是客人時表達(dá)良好祝愿的一種講話類文書。答謝詞：是賓客在受到主人的熱情款待時，向主人表示感謝的一種講話類文書。
三、★講話類文書的特點：1）口頭性 2）直接性 3）針對性
四、講話類文書的寫作 ：都由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。
五、講話類文書的寫作
1、寫作格式
①講話稿：沒有固定的寫作格式，往往依講話的內(nèi)容、場合和目的而定。 開頭：可彩開門見山的單 直入式，也可以采用設(shè)置懸念的提問式，或說明講話目的和原因的交代式。主體：主要是闡明形勢、任務(wù)、方法對策等內(nèi)容。結(jié)尾：一般總結(jié)全文，自然收束，并提出希望。展望未來，使人回味無窮。
②開幕詞：開頭：宣告會議開幕，常用稱呼開頭，接著說明會議的組織組織情況。 主體：一般先總結(jié)以信成敗得失，然后說明大會議題（大會任務(wù)）；指出解決這些議題（任務(wù)）的有利條件，進行可行性分析，使大家認(rèn)識到在本次會議上解決這些問題時機是成熟的，條件已經(jīng)具備；還可交代大會議程（主要活動安排情況）。結(jié)尾：要有鼓動性、號召性和預(yù)祝性，提出要求和希望，意在為大會的順利進行創(chuàng)造良好的氣氛。
閉幕詞 ：開頭：概括總結(jié)大會的主要成效。主體：包括兩方面內(nèi)容。一是分門別類總結(jié)大會情況。二是提出貫徹執(zhí)行的意見。 結(jié)尾：一般提出號召或希望，也可以鼓舞人心的口號作為結(jié)尾。
③ 歡迎詞、歡送詞、答謝詞：開頭：首先要交代歡迎、歡送或是答謝的對象（應(yīng)用尊稱），然后用熱情洋溢的語言向客人表示歡迎、歡送或是對主人的盛情表示謝意。寫作時應(yīng)充分流露致詞者的友好心情。主體：這部分內(nèi)容寫作比較靈活自由，無固定的寫作格式。整個主體部分的寫作要充分表示出友好的態(tài)度。 結(jié)尾：應(yīng)對主體部分的內(nèi)容做出總結(jié)，同時對有關(guān)問題，特別是涉及雙方共同關(guān)心的有關(guān)事項發(fā)出號召，提出期望。寫作時應(yīng)使用一些具有激勵性、鼓舞性的語言，從而起到振奮人必、激勵向上的作用。最后再寫一些表示祝愿的話語。
2、★講話類文書的寫作要求：1）主題要鮮明、集中、切勿顧左右而言他，東拉西扯；2）材料要真實、新穎；3）布局要清晰、緊湊、講究步步推進，環(huán)環(huán)相扣； 4）語言要明白、生活，表達(dá)要簡單、明了、生動活潑。
記錄類文書
一、記錄類文書，是指如實記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。
記錄類文書的類型包括：
①會議記錄：是指如實記載有關(guān)會議基本情況和主要內(nèi)容的文書。還是制作會議經(jīng)要、會議簡報等公務(wù)文書的重要依據(jù)。
②電話記錄：是在用電話處理公務(wù)時，記載有關(guān)通話內(nèi)容的文書。
③接待記錄：是指在接待群眾來訪時，記載有關(guān)接待內(nèi)容的文書。
④大事記：是將本機關(guān)本部門工作的重大公務(wù)活動或重大事件按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。具有客觀、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、可信的特點。
二、★記錄類文書特點：1）內(nèi)容紀(jì)實性 2）材料的直接性 3）語言的實錄性
三、 記錄類文書的寫作
（一）會議記錄的寫作格式及寫作要求：
1、會議記錄一般包括以下部分：1）會議組織情況：應(yīng)寫明會議名稱、屆數(shù)、起止時間、地點、出席、列席、缺席人數(shù)和姓名以及缺席原因，主持人和記錄人的姓名，會議主要議題等。2）會議議題和議程 3）會議的進程和內(nèi)容4）必要的手續(xù)：每次記錄完畢后、散會前把記錄當(dāng)眾宣讀，發(fā)現(xiàn)成就或遺漏應(yīng)立即更正或補充，然后由會議主持人和記錄人在記錄后邊簽字，并注明本次記錄的總頁數(shù)。
2、會議記錄一般要做到：1）記錄人必須集中精力，把應(yīng)該記錄的內(nèi)容迅速記錄下來。2）要求記得正確、清楚、完整，重點內(nèi)容要求準(zhǔn)確、詳細(xì)。3）對特別重要的會議內(nèi)容，為保證記錄的準(zhǔn)確，可根據(jù)現(xiàn)場錄音整理或核對記錄稿，可幾人同時記錄，完畢后核對，整理出一份準(zhǔn)確、完整的記錄。 4）會議記錄一般用漢字書寫，字體要規(guī)范、清楚，不要用速記符號或其他非規(guī)范文字、文體，以保證其作為原始依據(jù)的有效性。
（二）電話記錄的寫作格式及定價寫作要求： 一般有發(fā)出電話記錄和接收電話紀(jì)錄表格填寫。
①★電話記錄要注意的情況（接受電話一般應(yīng)包括的內(nèi)容）：1）接受時間。 2）來電單位和來電會話人、注明其姓名、職務(wù)等身份情況。3）來電話內(nèi)容。4）處理結(jié)果，即將電話記錄交有關(guān)人員處理的情況，此項內(nèi)容在受話完畢后才能填寫。5）接電話人姓名，必要時寫明職務(wù)。
②發(fā)出電話記錄一般應(yīng)該包括：發(fā)電時間；發(fā)往機關(guān)；發(fā)電話人（姓名、職務(wù)）；接電話人（姓名、職務(wù)）；發(fā)電話事由。
③作電話記錄要注意以下要求：
(1)接受匯報或了解情況時，要記明事件情況，必要時還要詢問有關(guān)情節(jié)和細(xì)節(jié)，每個要素、情況都城要細(xì)致準(zhǔn)確，整體情況要完整。(2)電話請示時，要記清領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人作的指示或答復(fù)，并記明發(fā)話人（傳達(dá)人或領(lǐng)導(dǎo)本人）的姓名、職務(wù)，以便向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報。(3)接受上級指示或通知時，要分條記明指示或通知事項，對時間限制、工作安排和要求等要記清楚、準(zhǔn)確。(4)重要的發(fā)話內(nèi)容，要求對方復(fù)述，讓對方確認(rèn)無誤才行。向別人傳達(dá)重要事項時，也應(yīng)要求受話人復(fù)述受內(nèi)容。(5)一定要記下來電話人或受話人的姓名、職務(wù)、以保證內(nèi)容的可靠、保密，并有據(jù)可查。
（三）接等記錄的寫作要求：
1、接待記錄的格式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結(jié)果等項。
2、接待記錄的寫作要求基本同于會議記錄和電話記錄。
（四）大事記的寫作格式及寫作要求
1、大事記的寫作一般包括： (1)標(biāo)題：一般由機關(guān)名稱及內(nèi)容加“大事記”構(gòu)成。(2)開頭：用于說明編寫目的、意義、體例及時限等。(3)正文：由時間和記事兩部分構(gòu)成。按年月日排序。(4)結(jié)尾：用于說明材料的真實性和使用、處理等事項。
2、★大事記的寫作要求：1）要記述“大”事。大事不漏，小事不記。2）要客觀真實； 3）要言簡意賅。
簡報類文書
一、簡報：是簡明扼要的書面報告。簡報類文書：是用于匯報工作、反映問題、交流經(jīng)驗、溝通情況、推動工作展開的一種簡短的、摘要性的信息載體。一般在內(nèi)部運轉(zhuǎn)，是使用最普遍、最廣泛也是最常見的應(yīng)用文書之一。常見的名稱有：“簡訊”“快訊”“快報”“動態(tài)”“信息”“工作通訊”“情況通報”“情況反映”“內(nèi)部參考”“摘報”等。
二、簡報類文書的類型：1）會議簡報：即專門報道、交流有關(guān)重要會議的內(nèi)容和情況的簡報。2）工作簡報：就是反映本部門、本
系統(tǒng)各方面工作情況的簡報。
三、簡報類文書特點：1）簡，即簡報在文字上要簡明扼要 2）快，即編發(fā)簡報要迅速及時 3）新，即立意要新、內(nèi)容要新
四、簡報類文書寫作：
1、簡報類文書的寫作格式： 一般由報頭、主題、報尾三部分組成。
① 報頭：簡報的一個突出特點就是有獨特的報頭。 ②主體：主體一般由按語、標(biāo)題和正文組成。
按語：用來說明編發(fā)簡報的原因或目的，以引起讀者的重視。 標(biāo)題：擬定標(biāo)題要盡可能做到準(zhǔn)確、簡練、新穎、有吸引力。
③報尾：正文寫完之后，用一條黑線將主體部份與報尾部隔開，在黑線下寫簡報的報、送、發(fā)單位及簡報的份數(shù)。
2、簡報類文書寫作要求：1）內(nèi)容要真實、確切；2）篇幅要短??；3）針對性、指導(dǎo)性要強
建議類文書
一、 建議類文書概述
1、★建議類文書，是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。
2、建議類分文書的分類：提案、建議三種。
①提案：是指提請機關(guān)或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。 一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用。
②建議：是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設(shè)性的意見、建議時使用的文書。
二、★建議類文書的特點：①建議性②說理性：文字表達(dá)上力求實實在在，明確具體富于說理性③委婉性：語氣要委婉和切中要害
三、 建議類文書的寫作
1、提案的寫作格式與寫作要求
① 提案的寫作一般包括： (1)標(biāo) 題 寫明XXX單位XXX會議第X號提案。(2)案 由 此部份簡明扼要地寫明提案的內(nèi)容。(3)提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。 (4)理 由 理由要說明提出建議或意見的原因。(5)辦 法 寫明解決問題的辦法和措施。(6)日 期 在正文的右下方，署上提案所寫的時間。
②★提案的寫作要求：1）熟悉同提案有關(guān)的情況 2）注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式。為醒目起見，分別把“案由”、“提案人”、“理由”、“辦法”突出來頂格寫在每部分的開頭。
2、建議的寫作格式及寫作要求
①建議的寫作格式：由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。
(1)標(biāo)題：有三種寫法：一是直接寫“建議”或“建議書”；二是在其之前加上建議或倡議的主要內(nèi)容，有時還加上建議單位名稱；三是采用文章標(biāo)題寫法。(2)稱謂：即被建議單位的名稱或被建議的個人的姓名。(3)正文：一般由前言、主體和結(jié)語組成。前言寫建議的背景、原因、目的等；主體寫建議的具體事項。結(jié)語寫希望、要求等。(4)落款：寫建議者個人、集體或單位名稱，并注明年月日。
②★建議的寫作要求：1）把握分寸要適度 2）所列內(nèi)容要具體 3）表述語言要精練
公文處理工作
公文處理工作概述
一、 什么是公文處理工作：常見有廣義和狹義二種解釋。
1、廣義上說，公文處理工作就是運用科學(xué)的原則、程序和方法對機關(guān)公文的擬制、辦理、管理以級立卷歸檔所進行的一系列銜接有序的工作。
廣義可以從以下幾個方面來理解： ①從發(fā)文階段來說：從思想觀點的醞釀、材料的收集與整理、文字起草與討修改、審核把關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)定稿以至印制發(fā)出所必須經(jīng)歷的一系列處理環(huán)節(jié)。 ②從收文階段來說，從來文的簽收、登記、分法、傳閱、擬辦、批辦到承辦、催辦以及答復(fù)等，也必須經(jīng)歷一系列處理環(huán)節(jié)。 ③從公文的管理來說，機關(guān)秘書部門應(yīng)當(dāng)切實做好公文的管理工作，既要充分發(fā)揮公文的效用，又要有利于公文的保密，還必須建立一系列管理環(huán)節(jié)。 ④從公文的立卷歸檔階段來說，公文在處理完畢以后，人們還要將其中對今后的機關(guān)的機關(guān)工作活動仍然具有一定查考利用價值的文件，進一步整理立卷，進行歸檔保存，必須經(jīng)歷一系列的處理環(huán)節(jié)。
2、狹義方面來說：主要是指機關(guān)內(nèi)文書工作人員所承擔(dān)的公文的收發(fā)、登記、催辦、整理與保管等方面的具體工作。
我們所說的公文處理工作，是指廣義的概念及其理解。
二、★公文處理工作的特點：1）政治性，指機關(guān)的公文的處理直接關(guān)系到黨和國家的方針政策、法令法規(guī)的貫徹執(zhí)行，還表現(xiàn)在提高機關(guān)工作效率的重要環(huán)節(jié)上，還集中體現(xiàn)在它是整個國噥機器正常運轉(zhuǎn)的重要保證；2）★時限性 （主要表現(xiàn)在：1、凡進入文書部門的公文一般都要及時迅速地進行處理，不能延誤。2、有的公文的處理要講究適時。3、公文處理的各個環(huán)節(jié)都要注意時間上的銜接。） 3）機要性：是指公文處理所涉及的一些文件的內(nèi)容具有不同程序的機密性，以及文書工作崗位的重要性；4）規(guī)范性：是指公文在形成、辦理、管理和立卷歸檔的過程中，必須遵循統(tǒng)一的規(guī)范。
★公文處理工作的作用：公文處理工作對機關(guān)工作人員所起的作用主要表現(xiàn)在：
1、助手作用。在機關(guān)內(nèi)部，公文處理工作是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)工作者不可或缺的助手。
2、紐帶作用。任何一個機關(guān)，都不能孤立地存在，都有上下左右的機關(guān)與之發(fā)生各種各樣的聯(lián)系。
3、查考作用。其中一部分按規(guī)定移交檔案管，作為長期或永久保存，以備日后查考之用。
公文處理工作的作有用與公文的作用的區(qū)別：
(1) 公文的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用，行為規(guī)范作用、信息傳遞作用、公務(wù)聯(lián)系作用和憑據(jù)記載等作用是通過公文這個載體中的內(nèi)容來實現(xiàn)的。(2)公文處理工作的作用，主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關(guān)工作所發(fā)揮的作用。
公文處理工作的任務(wù)與組織
一、★公文處理工作的基本任務(wù)
科學(xué)地組織機關(guān)的文書工作，及時準(zhǔn)確在處理機關(guān)的往來公文，有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
★公文處理工作的基本任務(wù)的主要內(nèi)容包括以下幾個方面：：1）文件的收發(fā)、登記和分送；2）文件的擬辦、批辦、承辦和催辦；3）文件的撰寫、校核、簽發(fā)、繕印、校對和用印；4）會議、匯報、電話的記錄和整理； 5）文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作；6）歸檔文件材料的系統(tǒng)整理、編目和歸檔工作；7）處理群眾來信；8）為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備有關(guān)資料并完成機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人交辦的其他文書工作的任務(wù)。
二、公文處理工作的組織：組織機構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個方面。
1、公文處理工作的組織機構(gòu)：
①對于一些較大的機關(guān)來說。可考慮設(shè)立專門的機構(gòu)，歸機關(guān)的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。這些主要擔(dān)負(fù)公文公文處理工作的機構(gòu)，通常被稱為文書文書處理部門，而相對地將機關(guān)內(nèi)期貨業(yè)務(wù)職能機構(gòu)稱之為承辦單位或辦文部門。公文處理工作的主要部分由機關(guān)的辦公廳（室）負(fù)責(zé)，其下邊可以設(shè)立文書處（室）、信訪處（室）、機要室、打字室、印刷廠、收發(fā)室、通訊科等公文處理機構(gòu)。通常稱為文書處理部門
②對于一些較小的機關(guān)，或者基層單位來說。 一般只在辦公室設(shè)一兩個專職或者兼職的文書工作人員也就夠了。
③對于一些企業(yè)單位來說。大中型企業(yè)都在辦公室內(nèi)設(shè)文書科或秘書科等公文處理工作機構(gòu)；小型企業(yè)則只在辦公室內(nèi)設(shè)專、兼職的文書工作人員就行了。
2、公文處理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
①從全國來說，由中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。
②從一個機關(guān)來說，它的公文處理工作由本機關(guān)的秘書長或辦公室主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)?！锼闹饕氊?zé)有：1）對本機關(guān)公文處理工作的任務(wù)和公文處理的組織工作，提出全面的工作計劃和實施方案。2）總結(jié)本機關(guān)及其所屬單位公文處理工作的經(jīng)驗，推廣先進典型，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正，并提出改進的意見和辦法。3）設(shè)計文書規(guī)格，促進機關(guān)公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，組織印制機關(guān)公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化所需要的公文表格、公文版頭、公文稿紙、公文處理簽等，并組織購置公文處理工作所需要的設(shè)備。4）指導(dǎo)、幫助機關(guān)各部門專職、兼職文書工作人員的業(yè)務(wù)工作。 5）制定機關(guān)公文處理工作規(guī)范的有關(guān)規(guī)章制度，并對執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。
③從上下級機關(guān)的關(guān)系來說，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦公廳（室）負(fù)有負(fù)責(zé)對其所屬的機關(guān)、單位的文書處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
④從機關(guān)主要 業(yè)務(wù)職能部門來說，機關(guān)的業(yè)務(wù)職能部門可責(zé)成一名秘書分工負(fù)責(zé)本部門、本單位的公文處理工作。其主要職責(zé)：1）負(fù)責(zé)本部門、本單位同機關(guān)辦公廳（室）、檔案室的聯(lián)系，在本部門、本單位傳達(dá)、貫徹有關(guān)公文處理的工作事項。2）在本部門、本單位負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)本部門、本單位公文處理工作組織，對本部門、本單位的公文處理工作的質(zhì)量、效率和效益，進行檢查、總結(jié)，學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。 3）拾遺補缺，負(fù)責(zé)做好本部門、本單位公文處理工作中他人遺忘、不周到、應(yīng)當(dāng)補做的工作。
⑤對機關(guān)檔案部門來說。機關(guān)檔案部門所開展的業(yè)務(wù)工作和公文處理工作具有密切的關(guān)系，它對機關(guān)的公文處理工作也負(fù)有一定的指導(dǎo)責(zé)任。 其主要職責(zé)：1）協(xié)助機關(guān)辦公廳（室）在公文整理歸檔等業(yè)務(wù)方面，對機關(guān)各部門的文書工作人員進行幫助和指導(dǎo)。2）機關(guān)辦公廳（室）以及其他公文處理工作部門共同制定本機關(guān)的公文處理工作以及歸檔文件整理工作等方面的規(guī)章制度。3）從有利于開展檔案工作的角度，對本機關(guān)的公文處理工作提出合理的建議。
3、公文處理工作的組織形式：是指一個機關(guān)如何和安排公文處理的各個環(huán)節(jié)。也就是說一個機關(guān)到底采取什么樣的合理工作形式，對機關(guān)內(nèi)公文處理工作作出科學(xué)的、有效的組織安排，這是關(guān)系到能否提高公文處理工作效率的重要組織措施和保證。
①★公文處理工作組織形式的類型：1）集中形式：它是指在一個機關(guān)內(nèi)，除了文件的承辦外，公文處理的各個環(huán)節(jié)都集中在機關(guān)的中心機構(gòu)，亦即辦公室來進行。由辦公室直接同機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，而各業(yè)務(wù)部門一般就不再設(shè)立公文處理機構(gòu)或者專職、兼職的文書工作人員；2）分工形式：它是指將一個機關(guān)的公文處理工作分別由機關(guān)的辦公廳（室）以及各業(yè)務(wù)機構(gòu)的公文處理部門或?qū)Ｂ殹⒓媛毼臅ぷ魅藛T分工負(fù)責(zé)進行。（A按文件內(nèi)容和職責(zé)分工B按公文處理的不同環(huán)節(jié)分工）
②公文處理工作組織形式的選擇：應(yīng)根據(jù)各機關(guān)的實際情況而定，以能及時、準(zhǔn)確地處理公文，提高機關(guān)工作效率和方便工作為原則。公文處理工作組織形式的選擇要結(jié)合考慮以下情況：A機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。B機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。C機關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。D機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠(yuǎn)近。E機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備等等。小機關(guān)適用：集中形式。中等機關(guān)：視情況而定（集中、分工）。大機關(guān)采用：分工處理的形式
公文處理工作的原則與要求
一、★公文處理工作原則：必須準(zhǔn)確、及時、安全、保密，加強集中統(tǒng)一管理，堅持實是求是，按照行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行原則
二、★公文處理工作要求：1）必須準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量 2）必須及時、迅速，注重時效 3）必須做到安全可靠確保機密 4）必須加強集中統(tǒng)一管理 5）必須堅持實是求是，遵規(guī)守紀(jì)，按行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行 6）精簡文件，深入實際、反對官僚主義和文牘主義。
